Työvälineet

Dynastyä pääsee käyttämään Duurin etusivulta löytyvän kuvakkeen kautta, suora linkki on https://vmproddyn01.diak.fi/Dynasty

Dynastyn käyttöön ei tarvita ohjelmistoasennuksia, vaan järjestelmää käytetään selaimen kautta. Järjestelmä toimii Chromen, Edgen ja Firefoxin selaimilla. Internet Explorer ei sovellu Dynastyn käyttöön.

Dynastyn käyttö vaatii VPN:ää. Hae Windowsin alapalkin hausta eduVPN ja napsauta se aktiiviseksi.

Dynastyn pääkäyttäjät Diakissa ovat Jonna Foudila, Krista Kairanneva, Heidi Gundström, Heini Hassel ja Henri Ohvo. Dynastyyn liittyvät tekniset tukipyynnöt osoitetaan IT-tukeen ([email protected]).

Muut tukipyynnöt osoitetaan ensisijaisesti Jonna Foudilalle ja Krista Kairannevalle. Pääkäyttäjät ovat tarvittaessa yhteydessä järjestelmän toimittajaan ongelmatilanteissa.

Dynastyn ohjeet löytyvät Duurista Tiedonhallinta-sivulta kohdasta Dynasty-ohjeet.

Asia on Dynastyn logiikan ydin ja ns. ylätaso. Voi ajatella, että Asia on kuin arkistomappi ja sen alle tuodaan kaikki tuohon asiaan liittyvät asiakirjat, sopimukset jne. Yhdellä kokonaisuudella on aina yksi asia Dynastyssa ja sen alle tuodaan kaikki kokonaisuuteen liittyvät asiakirjat. Asiakirjan, sopimuksen tai viranhaltijapäätöksen luominen/tallentaminen lähtee aina Asialta.

Asia (Esimerkkihanke), jonka alla on asiakirja ja sopimus.

Kaikilla diakilaisilla on Dynastyyn vähintään selaaja- eli lukuoikeudet. Selaajat pääsevät tarkastelemaan kaikkia julkisia tietoja.

Kirjaajaoikeuksilla voi avata asian. Kirjaajaoikeudet on rajattu henkilöille, jotka avaavat työssään paljon asioita. Muut voivat pyytää asian avausta Jonna Foudilalta tai Krista Kairannevalta tai tehdä siitä Dynastyssa kirjaamispyynnön.

Käsittelijäoikeuksilla on mahdollista liittää asiakirjoja asioille ja muokata asiakirjoja.

Sihteerioikeuksilla hallitaan kokousasioihin liittyviä toimintoja, kuten kokousasian luomista ja esityslistan ja pöytäkirjan laatimista sekä näihin liittyviä jakeluja. Sihteereillä on myös asian avaamisen oikeudet.

Pääkäyttäjäoikeudet ovat vain pääkäyttäjillä.

Dynasty sisältää salassa pidettävää tietoa. Esihenkilö määrittelee tarvittavat oikeudet, jonka jälkeen Dynasty-pääkäyttäjät sijoittavat henkilön oikeaan ryhmään ja ilmoittavat ryhmät IT-tuelle. Ethän avaa Dynastyn salassa pidettäviä ollessasi julkisissa tiloissa.

Tähdellä voit merkitä eri kohdetyyppejä suosikiksi.

• Valitse ensin kohdetyyppi, esimerkiksi asiakirja, ja klikkaa sitä. Kohde muuttuu vaaleansiniseksi. Paina rivin päästä kolmea pistettä. Valitse ”merkitse suosikiksi”.
• Nyt tähden alla näkyy numero, joka ilmaisee suosikkiesi määrän. Voit palata tähden kautta suosikkeihisi tai vaihtoehtoisesti luoda työpöytätoiminnallisuuden kautta Suosikit-paneelin työpöydällesi.

Kori-toiminnallisuudella voit kerätä asiakirjoja yhteen ja luoda niistä pdf- tai zip-tiedoston käyttöösi.

• Kun olet haluamallasi kohdetyypillä, klikkaa korin kuvaketta ja lisää kohde koriin painamalla väkäsestä. Voit sitten mennä toiselle kohteelle, jonka haluat koriin ja klikata myös sen koriin.
• Kun haluamasi kohteet ovat korissa, voit koostaa niistä pdf:n tai zip-tiedoston.
• Kun tiedosto on koostettu, painamalla ”lataa” saat sen omaan käyttöösi.
• Vinkki: jos olet Asialla eli ylätasolla ja painat silloin koria, voit samalla kerralla valita Asian alta useita kohteita koriin, kuten kuvassa. Voit kuitenkin myös valikoida koriin kohteita usealta eri Asialta.

• Kellon kuvasta voit luoda hälytyksiä. Toiminnallisuus on kätevin kokoushallinnassa, viranhaltijapäätöksissä ja sopimuksissa.
• Valitse ensin haluamasi kohde, esimerkiksi asiakirja, ja klikkaa kelloa samalla. Tästä avautuu näkymä, jossa voit lisätä hälytyksen alhaalle ilmestyvästä ”Lisää hälytys” painikkeesta.
• Voit valita hälytyksen vastaanottajaksi itsesi tai jonkun toisen. Voit valita päivämäärän, jolloin järjestelmä hälyttää ja antaa sille kuvauksen. Lisäksi kannattaa valita hälytys myös sähköpostiin saapuvaksi.

Plusmerkki-kuvakkeella kuvataan lisäämistä. Esimerkiksi asiakirja tai kokousasia lisätään plusmerkkiä klikkaamalla. Käyttöoikeudet vaikuttavat kuitenkin siihen, mitä toimintoja voit tehdä järjestelmässä.

Rasti esimerkiksi asiakirjan yläkulmassa sulkee aktiivisena olevan näytön ja palauttaa aiemmalle näytölle.

Valmiit työpöytänäkymät ovat käytettävissä vasemmassa yläkulmassa vihreän luo-painikkeen vieressä. Mikäli sinulla on käytettävissä molemmat valmiit työpöydät, voit valita väkästä klikkaamalla toisen vaihtoehdon. Valmiita työpöytänäkymän paneeleita ei voi poistaa käytöstä.

Allaolevassa kuvassa käyttäjä on luonut oman työpöydän ja nimennyt sen kirjaamoksi.

• Uuden työpöydän saa luotua painamalla plusmerkkiä. Nimeä yöpöytä haluamallasi tavalla.
• Valitse seuraavaksi työpöydän paneelien määrä. Kuhunkin paneeliin voi valita erilaisen näkymän järjestelmään.

• Valittuasi paneelinäkymän, kunkin paneelin keskelle ilmestyy plusmerkki. Paina plussaa, ja saat näkyviin vaihtoehdot, joita voit lisätä paneeliin.

Viimeksi tallennetut sisältää käyttäjän viimeksi itse luomat ja muokkaamat kohdetyypit (asiat, kokoukset jne.)

Suosikit näyttää suosikiksi merkitsemäsi kohdetyypit.

Työjono näyttää oman työjonosi Dynastyssä.

Viimeksi tallennetut näyttää viimeksi tallennetut kohdetyypit järjestelmässä.

• Paneelien sisältöä voi vaihtaa myöhemmin alasvetovalikosta, jossa lukee paneelin kohdetyypin nimi.

• Jokaisen paneelin oikeassa ylälaidassa on toimintavalikko, joka koskee ko. paneelia.

Pisteitä klikkaamalla kursori muuttuu työkaluksi, jolla voi siirtää paneelien järjestystä työpöydällä.

Värikkäällä neliöllä voi valita värin paneelin yläpalkkiin.

Nuolitoiminnallisuus päivittää paneelinäkymän.

Pieni neliö nuolella suurentaa paneelin koon tarvittaessa.

Huomaa, että työpöytään tekemäsi muutokset eivät tallennu heti. Kirjaudu ulos järjestelmästä ja palaa takaisin, jolloin asetukset ovat voimassa.

Dynasty-kirjaaminen alkaa aina Asian luomisella. Asiaan liitetään asiakirjoja. Asiat asiakirjoineen voidaan liittää kokouksiin (kokousasioiksi) tai viranhaltijapäätöksiin. Asioista syntyy näin lakisääteinen asiarekisteri.

Asioiden laatimisesta ja asioihin liittyvistä käsittelyvaiheista on erillinen ohje Duurissa. Etsittäessä Dynastysta Asioita tai asiakirjoja on kuitenkin hyvä hahmottaa tämä toiminnallinen periaate.

• Pikahaku on käytettävissä oikeassa yläkulmassa. Haku kohdistuu kaikkeen Dynastyn sisältöön ellet ole vaihtanut sitä Omista asetuksista (tämän ohjeen kohta 4.).
• Hakukenttään kirjoitetaan sanan, sanat, sanan osan tai merkkijonon ja tämän jälkeen painetaan enter tai käytetään suurennuslasi-kuvaketta. Erillistä katkaisumerkkiä eri tarvita.

• Haku löytää erilaiset kohdetyypit eli tässä esimerkkitapauksessa asian, asiakirjan ja kokousasian haettuun sanaan liittyen.  Haku aukeaa laajennetun haun näkymään, jossa hakua voi tarvittaessa tarkentaa.

• Laajennettu haku toimii klikkaamalla haku-sanaa järjestelmän oikeassa yläkulmassa.

• Tämän jälkeen avautuu näkymä, jossa oikealla on hakuehdot ja vasemmalla tallennetut haut. Täytä hakuehdot haluamallasi tavalla. Hakuehdot kohdistuvat tiedostojen sisältöön ja eri kohdetyypeille syötettyihin metatietoihin.
• Allaolevassa kuvassa näkyvät haussa käytetyt hakuehdot ja niillä löytynyt hakutulos.

• Työpöydän vasemmalla puolella voit tallentaa äsken tehdyn haun, jolloin sitä voi käyttää myöhemmin uudelleen.  Nimeä tässä tapauksessa haku. Jaa haku itsellesi tai ryhmälle, johon kuulut. Paina ”Tallenna ja jaa” -painiketta.

• Kohdetyypin valinta vaikuttaa siihen, miten voit hakea. Jos valitset kohdetyypiksi asiakirjan, voit hakea esimerkiksi asiakirjatyypillä (raportti, selvitys jne.). Jos taas valitset kokousasian kohdetyypiksi, se mahdollistaa haun päätöksenteon aiheen mukaan.
• Asian löytämiseen voidaan käyttää asianumeroa tai sitä voidaan etsiä kohdetyypillä ”asia”. Asia voi löytyä helposti myös asianosaisen, käsittelijän tai tulosalueen avulla.
• Kaikilla kohdetyypeillä voi hakea aikarajauksella joko laatimispäivän tai muokkauspäivän mukaan.
• Tänään muokatut kohteet voi hakea lisäämällä hakuehdon ”muokattu” ja etsimällä hakusanalla ”tänään”. Tänään-hakuehtoon voi lisätä myös päivämäärävälin valitsemalla tänään ja lisäämällä hakukenttään esimerkiksi -7 (=ja 7päivää taaksepäin).

• Asiakirjojen sisällöstä voi hakea täyttämällä laajennetun haun Hakusanat-kenttään sana, jota etsitään sekä valitsemalla kohdetyypiksi asiakirja. Hakua voi rajata valitsemalla asiakirjatyypin, asiakirjatyypin tarkenteen, käyttämällä asiasanoja tai haarukoimalla laatimisajankohtaa.
• Hakuehtoja voi poistaa punaisesta ruksista
• Hakutulokset voi viedä exceliin painamalla ”Hakutulokset”-näkymän oikean yläkulman excel-kuvaketta.
• Hakutulokset -paneelissa näkyviä tietoja voi muuttaa sen oikeassa yläkulmassa olevan ”avonaisen kirjan kuvan” alta. Klikkaa sopivat vaihtoehdot.
• Hakutuloksia voi järjestää nousevaan tai laskevaan järjestykseen hakutuloksen otsikkoriviä klikkaamalla.