Yksikön tiedot
Yksikön perustiedoissa ovat yksikön nimi, vastuuhenkilö(t), työsuunnitelman allekirjoittaja(t), keskituntihinta ja kuvaus.
- Yksikön nimi on korkeakoulun organisaatioyksikölle antama nimi.
- Vastuuhenkilöitä voi olla useampi kuin yksi. Vastuuhenkilö on lähinnä lisäinformaatio. Järjestelmä ei käytä tietoa mihinkään (esimies-alaisuhteet tallennetaan pääkäyttäjän ylläpitovalikossa).
- Työsuunnitelman allekirjoittajat kohtaan lisättyjen henkilöiden nimet tulostuvat automaattisesti yksikön henkilöstön työaikasuunnitelmiin (pdf). Nimiä voi lisätä myöhemminkin, työaikasuunnitelman tulostamisen yhteydessä.
- Keskituntihintaa käytään yksikön kustannuspaikkojen tehtävien laskennassa kohdassa Kustannuspaikkojen tehtävät ja Vuosisuunnittelun budjetti-Excelissä. (Henkilölle voidaan myös antaa työroolille spesifi tuntihinta.)
- Yksikön kuvaus on lisäinformaatio, jota itse järjestelmä ei käytä mihinkään. Organisaatio voi itse päättää mitä tietoja tähän tallentaa.
Yksikön nimi on Diakin organisaatiorakenteen mukainen virallinen nimi. Älä muuta nimeä, sillä sen muuttaminen tässä vaikuttaa kaikkialle järjestelmässä.
Toimipisteet-alasivulla näytetään ne toimipisteet, joihin yksikkö on liitetty.
Huomaathan, että toimipisteet ovat Diakin virallisia kampuksia ja opetuspisteet näiden ulkopuolisia tiloja, joissa opetusta järjestetään.
Ks. toimipisteen lisääminen luvun lopusta.
Kustannuspaikat ovat yksikköön liittyviä kustannuspaikkoja, toimintoja, sisäisiä tilausnumeroita ja projektinumeroita. Yksikön kustannustunnisteile kohdennetaan vuosisuunnittelussa kustannuksia ja tehtäviä.
Kustannustunnisteiden tallennus vaikuttaa kahdessa kohdin järjestelmän käyttöön: ensinnäkin miten kustannustunnisteita raportoidaan yksikkönäkymässä kohdassa Kustannuspaikkojen tehtävät ja toiseksi miten tietoja luetaan Vuosisuunnittelu-näkymän budjetti-Exceliin.
Kustannustunnisteiden luominen, muokkaus ja poisto sekä kustannustunnisteiden linkittäminen liittyvät muihin korkeakoulun prosesseihin ja toimintatapoihin. Kustannuspaikkojen ja projektien tulisi järjestelmän toiminnan kannalta aina liittyä yhteen ja vain yhteen voimassaolevaan organisaatioyksikköön (tulosraportit).
Ks. kustannuspaikan lisääminen luvun lopusta.
Ryhmät-alasivulla luetellaan ne opiskelijaryhmät, joihin yksikkö on liitetty.
Ryhmiä käytetään järjestelmässä opetussuunnitelmassa, ajoitussuunnitelmassa, vuosisuunnittelussa, totetutuksilla ja resurssien hallinnassa.
Pääset katsomaan ryhmän tietoja klikkaamalla joko tunnusta tai ryhmän nimeä. Klikkaamalla Opiskelijat näet ryhmän opiskelijat.
Ryhmien perustietoja ylläpidetään Korkeakoulupalveluiden työpöydällä. Jos ryhmän tiedot ovat muokattavissa, älä muuta ryhmän nimeä, tunnusta, ryhmätyyppiä, voimassaoloaikaa, kokoa ja henkilöiden määrää.
Koulutusohjelmat-alasivulla näytetään ne koulutusohjelmat, joihin yksikkö on liitetty.
Ei vielä tietoa liitetäänkö koulutusohjelmiin yksiköitä.
Opetussuunnitelmat-alasivulla näytetään ne opetussuunnitelmat, joihin yksikkö on liitetty.
Diakissa opetussuunnitelmat on liitetty Koulutus-yksikköön.
Suuntautumiset-alasivulla näytetään ne suuntautumiset, joihin yksikkö on liitetty.
Ei käytössä Diakissa.
Tutkinnot-alasivulla näytetään ne tutkinnot, joihin yksikkö on liitetty.
Diakissa tutkinnon todennäköisesti liitetään Koulutus-yksikköön.
Tutkintonimikkeet-alasivulla näytetään ne tutkintonimikkeet, joihin yksikkö on liitetty.
Diakissa tutkintonimikkeet todennäköisesti liitetään Koulutus-yksikköön.
Toteutukset-alasivulla näytetään ne toteutukset, joihin yksikkö on liitetty.
Valitse haluatko nähdä Menneet, Käynnissä olevat vai Tulevat toteutukset.
Tiedot on kerätty yksikkö-näkymään yksikkö-näkymän tehtävän vuoksi - näkymissä ei ole toiminnallisuuksia, joilla toteutuksia voisi muokata.
Erilliset opintokokonaisuudet -alasivulla näytetään ne erilliset opintokokonaisuudet, joihin yksikkö on liitetty.
Tiedot on kerätty yksikkö-näkymään yksikkö-näkymän tehtävän vuoksi - näkymissä ei ole toiminnallisuuksia, joilla erillisiä opintokokonaisuuksia voisi muokata.
Projektit-alasivulla näytetään ne projektit, joihin yksikkö on liitetty.
Käyttäjän valitsema aikaväli (vuosisuunnittelussa) vaikuttaa näkymään tulostuviin riveihin. Päättyneet projektit (valitun aikavälin ulkopuolelta) saa näkyviin toiminnolla Näytä menneet projektit.
Ks. projektien lisääminen luvun lopusta.
Muut työt -alasivulla näytetään ne muut työt, joihin yksikkö on liitetty.
Käyttäjän valitsema aikaväli (vuosisuunnittelussa) vaikuttaa näkymään tulostuviin riveihin. Päättyneet tehtävät (valitun aikavälin ulkopuolelta) saa näkyviin toiminnolla Näytä päättyneet muut tehtävät.
- Sarakkeen "Koodi" tunnus on järjestelmän sisäinen tunnus tehtäväpaketille.
- Muu työ -tehtäväpakettiin voi siirtyä koodi ja nimi -sarkkeista.
Ks. muiden töiden lisääminen luvun lopusta.
Kustannuspaikkojen tehtävät -alasivulla näytetään tehtävät niiltä kustannuspaikoilta, jotka on liitetty ao. yksikköön valitulla aikavälillä (oletuksena kalenterivuosi, voidaan valita tarkempi aikaväli).
- Keskituntihinta, jota käytetään euromääräisten kustannusten laskentaa on määritelty yksikön perustiedoissa.
Toimipisteitä, kustannuspaikkoja, ryhmiä, koulutusohjelmia, suuntautumisia, tutkintoja, tutkintonimikkeitä, projekteja ja muita töitä voi lisätä tai linkittää yksikköön.
- lisäämisessä luodaan täysin uusi kohde ja linkitetään se samanaikaisesti yksikköön jossa tutkinto tallennetaan
- linkittämällä haetaan muualla tallennettuja tietoja ja liitetään ne ko. yksikköön
Esimerkkinä
Uuden tehtävän luominen (ks. erillinen ohje vuosisuunnittelussa)
Tehtävän linkittäminen
- Klikkaa sivun yläosasta Linkitä muu työ
- Kirjoita avautuvaan ponnahdusikkunaan etsimäsi työtehtävän koodi tai nimi (tai osa niistä)(voit myös hakea kaikki jättämällä kentät tyhjiksi)
- Valitsemalla Näytä vain aktiiviset saat jätettyä listalta pois muut kuin nykyisellä aikavälillä voimassa olevat tehtävät (aikaväli määritellään vuosisuunnittelussa)
- Klikkaa Hae
- Linkitä tuloslistalla näkyvä tehtävä yksikölle klikkaamalla sen nimen perässä olevaa linkitä-kuvaketta
- Sulje ikkuna linkitettyäsi kaikki haluamasi tehtävät.
Tarkista ennen projektin tai muun työn luomista, että vastaavaa tehtävää ei ole jo olemassa. Parhaiten koko organisaation tehtävät saa tarkastettua vuosisuunnittelussa, joten se on suositeltava näkymä uusien kohteiden lisäämiseen.
Olemassa olevien tehtävien linkittäminen yksikölle ja jo linkitettyjen tehtävien muokkaus toimii Yksikkö-näkymän kautta erinomaisesti.
Älä koskaan lisää toimipisteitä, kustannuspaikkoja, ryhmiä, koulutusohjelmia, suuntautumisia, tutkintoja tai tutkintonimikkeitä. Nämä luodaan pääkäyttäjän ylläpitovalikossa (mikäli ovat ollenkaan Diakissa käytössä).
Henkilöiden tunnit -alasivulla näkyvät kaikki yksikköön liitetyt henkilöt.
Näkymässä voi tarkastella valitulla aikavälillä ja työaikasuunnitelmapohjalla henkilölle kohdennettuja tunteja.
- valitse aikaväli (oletuksena kalenterivuosi, voi tarkentaa)
- valitse haluamasi kategoria eli työaikasuunnitelmapohja
- valitse haluttu työaikasuunnitelman tila (kaikki, vain hyväksytyt, vain ehdotukset)
- valitse haluttu näkyvyys (kaikki, vain viimeisin)
Voit valita mitä sarakkeita taulukossa näkyy
- henkilön sukunimi ja etunimi (toimivat myös linkkinä hlön tämän hetkiseen työaikasuunnitelmaan)
- suunnitellut tunnit valitulla aikavälillä (kalenterivuodella ja lukuvuodella lukukausittain)
- tehtävien tunnit valitulla aikavälillä (kalenterivuodella ja lukuvuodella lukukausittain)
- suunnitellut tunnit yhteensä näyttää henkilön suunnitellun työajan
- tehtävien tunnit yhteensä laskee yhteen henkilölle merkittyjen toteutusten, projektien ja muiden töiden tunnit
- työaikasuunnitelma toimii linkkinä tallennettuun työaikasuunnitelmaan (pdf)
- tila (ei voi piilottaa)
- valinta (ei voi piilottaa)
Näkymässä voi lukea tallennettuja (pdf) työsuunnitelmia ja esimies voi muokata työsuunnitelman tilaa hyväksymisprosessissa (ks. erillinen ohje).
Henkilökunta-alasivulla näytetään ne henkilöt, jotka on liitetty yksikköön.
Näkymässä voi henkilölistan tarkastelun lisäksi lähettää henkilöille sähköposteja tai (järjestelmän sisäisiä) viestejä (ks. erillinen ohje).
Henkilöiden liittäminen yksikköön tapahtuu pääkäyttäjän ylläpitovalikossa.
Virtuaalihenkilöiden lisääminen tapahtuu kuitenkin tässä näkymässä.
- Klikkaa sivun yläreunasta + Lisää virtuaalihenkilö
- Anna virtuaalihenkilölle etunimi, sukunimi ja työrooli
- Klikkaa Lisää virtuaalihenkilö
Virtuaalihenkilöt voivat kuulua vain yhteen yksikköön (tiimiin), mutta heitä voi joustavasti käyttää myös muissa kuin yksikön omissa toteutuksissa ja työtehtävissä.
Muista nimetä virtuaalihenkilöt selkeästi ja johdonmukaisesti. Nimestä kannattaa käydä ilmi myös yksikkö, sillä virtuaalihenkilön sijoittumista organisaatiosta ei aina näe helposti muualla tietoja käsitellessä. Lisäksi työrooli kannattaa nimetä selkeästi.
Opiskelijat-alasivulla näytetään ne opiskelijat, jotka on liitetty yksikköön.
Diakissa opiskelijat todennäköisesti liitetään Koulutus-yksikköön tai ei mihinkään.