Varausten hallinnan perusohjeet
Kalenterin näyttämän aikavälin muuttaminen
Voit valita näyttääkö kalenteri kuukauden, viikon (oletus) vai päivän mittaisen ajanjakson (kalenterin oikea yläkulma).
Kalenterin asetukset
Käyttäjä voi määritellä mitä hän haluaa kalenterissa näkyvän.
- Tarkkuus: millä tarkkuudella kalenteri näyttää tiedot (esim. 15 min); merkitystä eniten päivä- ja viikkonäkymissä
- Alkamis- ja Loppumisaika: kalenterin näyttämä ajanjakso (päivä- ja viikkonäkymät); Huom! kalenteri ei näytä ajan ulkopuolelle jääviä varauksia
- Näytä viikonloput; Huom! kalenteri ei näytä viikonlopulla olevia varauksia, jos tätä ei valittu
- Salli kaikkien varausten siirtäminen: mahdollistaa varausten siirtämisen raahaamalla sitä kalenterissa (mikäli varaukseen ylipäätään on muokkausoikeudet)
- Merkinnässä näkyvät tiedot: valitse mitkä varauksen tiedot näkyvät suoraan kalenterissa (tila, aihe, toteutus, ryhmät, varauksen tekijä, osallistujat, lisätiedot, pienryhmät)
Varauksia voi tarkastella useassa eri näkymässä (esim. Oma kalenteri, Tapaamisaikojen määrittäminen, Muu varaus).
Kussakin näkymässä haettavissa olevien kenttien määrä vaihtelee, mutta haku toimii aina samalla periaatteella.
Tila
Saat nopeasti haettua tietyn toimipisteen tilat kirjoittamalla hakuruutuun ko. toimipisteen kolmikirjaimisen tunnuksen (eli HKI, OUL, PMK, POR ja TKU).
Etsi sopiva tila avaa ponnahdusikkunan, jossa voit tarkentaa hakua. Tunnuksen ja nimen lisäksi voit hakea
- toimipisteen tilat
- tietyn tyyppiset tilat (esim. atk-luokat tai kokoustilat)
- ryhmän koon mukaan (ei vielä käytössä)
- tilalle määritellyn paikkamäärän mukaan
- tilasta löytyvien välineiden mukaan
Voit myös selata tiloja toimipisteittäin.
Välineet ja autot avaa vastaavan ponnahdusikkunan, jossa voit hakea varattavissa olevia välineitä. Tunnuksen ja nimen lisäksi voit hakea
- tietyn toimipisteen välineet
- tietyn tyyppiset välineet (esim. kamerat tai äänilaitteet)
Saat lisättyä tilan tai välineen haettavien joukkoon klikkaamalla plus-kuvaketta rivin alussa/lopussa.
Henkilöt
Kirjoita hakuruutuun vähintään etu- tai sukunimen kolme ensimmäistä kirjainta automaattisen haun aloittamiseksi.
Etsi henkilöitä avaa ponnahdusikkunan, jossa voit tarkentaa hakua. Voit nimen lisäksi hakea
- tietyn toimipisteen henkilöt
- tietyn yksikön (eli tiimin henkilöt)
- tietyn tehtävän mukaan (ei vielä käytössä)
Toteutukset
Helpoiten toteutuksia hakee kirjoittamalla ruutuun Diakin toteutuksen tunnuksen (esim. "ORIPK18HKI"). Jos et ole aivan varma koko tunnuksesta, kirjoittamalla esim. "ORI%HKI" saat kaikki Helsingille nimetyt ORI-jakson toteutukset tuloslistaan.
Klikkaamalla Omat toteutukset kalenteri näyttää kaikki omien toteutusten varaukset.
Ryhmät
Hae ryhmiä kirjoittamalla hakuruutuun vähintään kolme merkkiä ryhmän tunnuksen alusta (esim. "I43").
Mitä enemmän kohteita lisäät, sen enemmän varauksia kalenteri näyttää. Kalenterin tyhjät kohdat ovat kaikille valituille kohteille vapaita aikoja.
Voit joko siirtyä kuukauden/viikon/päivän kerrallaan eteen- tai taaksepäin kalenterin vasemman yläkulman selauspainikkeista.
Tänään-painike (kalenterin vasemmassa yläkulmassa) siirtää kuluvaan päivään.
Siirry päivään -painikkeen kautta voit valita tietyn päivämäärän, johon kalenteri siirtyy (kalenterin oikeassa yläkulmassa).
Jos tarvitset itse kalenterille lisätilaa, piilota Tee varaus -alue haettuasi tarvittavat kohteet klikkaamalla sen otsikon vasemmalla puolella olevaa nuolta (vasen yläkulma).
Viemällä hiiren olemassa olevan varauslaatikon päälle näet samalla Tee varaus -alueelta mitä valittuina olevista resursseista (tilat, henkilöt, toteutukset, ryhmät) varaus koskee. Varatut resurssit maalataan oranssilla.
Näet kalenterimerkinnän tarkemmat tiedot klikkaamalla varausta kalenterista TAI valitsemalla varauslaatikon vasemmasta yläkulmasta työkaluvalikon (ratas-painike) ja avautuvasta valikosta Näytä.
Kalenteri näyttää kaikki varaukset, joihin Tee varaus -alueella valittuja kohteita on kiinnitetty. Jos kalenterissa on tyhjä kohta, kaikki valitut kohteet ovat sillä ajankohdalla vapaita.
Varauksia voi luoda useissa kalenterinäkymissä (esim. Oma kalenteri, Tapaamisaikojen määrittäminen, Muu varaus).
Kussakin näkymässä käytettävissä olevien kenttien määrä vaihtelee, ja niitä kannattaa siten käyttää eri tilanteissa, mutta varauksen tekeminen toimii aina samalla periaatteella.
Valittavissa olevien kohteiden määrä riippuu käytössä olevasta työkalusta.
Varaukseen voi aina lisätä kohteita myös myöhemmin, mutta jos etsit kaikille vapaata yhteistä aikaa, valitse mahdollisimman monta kohdetta (esim. henkilöä) jo tässä vaiheessa.
Kaikki Tee varaus -alueella valitsemasi kohteet ovat vapaita, mikäli kalenterissa on tyhjä kohta.
Huomaathan, että järjestelmä antaa tuplabuukata kaikkia muita kohteita paitsi tiloja. Ole siis tarkkana varausta tehdessäsi.
Varauksen maalattuasi aukeaa Uusi varaus -ikkuna. Ikkunassa näkyvät kohteet vaihtelevat valitun työkalun mukaan (ks. eri toimintojen lisäohjeet työkalukohtaisten kenttien tarkemmasta käytöstä).
Varauksen tyyppi:
Normaali varaus on yleisin varauksen tyyppi, tapaamisaikaa käytetään vain opiskelijoille varattavia aikoja avattaessa.
Tee muu varaus -näkymässä tehdyt varaukset ovat aina tyyppiä normaali, joten valikkoa ei edes näytetä.
Aihe: varauksen otsikko tai "nimi"
Muissa varauksissa ja tapaamisajoilla vapaa tekstikenttä.
Tilat ja välineet: varaukseen liitetyt tilat ja erikseen varattavat välineet
Voi tässä kohtaa lisätä tiloja ja välineitä, mutta huomaa, että varauksen ajankohtana varattuna olevista lisäyksistä varoitetaan vasta varauksen tietoja tallentaessa.
Ks. tarkennetun tilahaun ohjeet varausten tarkastelun yhteydestä edellä.
Ulkopuolinen tila:
Mikäli tilaisuus pidetään Diakin ulkopuolella (tilaa ei löydy järjestelmästä), tähän voi kirjata paikan tiedot. Tähän voi myös merkitä esim. collakurssin nimen, jos kyseessä on verkkokokous.
Aihe: on tässä tapauksessa tilan nimi tai muu lyhyt kuvaus
Karttalinkki tai muu www-osoite: esim. collaboraten verkko-osoite
Aika: alkaa - loppuu
Nykyisen varauksen alku- ja loppuaika. Voit vielä muuttaa aikaa, mutta huomaa, että muuttuneen ajankohdan seurauksena syntyvistä tuplavarauksista varoitetaan vasta tietoja tallentaessa.
Järjestelmässä ei voi tehdä usean päivän mittaisia varauksia, mutta useita päiviä saa varattua tekemällä toistuvan varauksen.
Toistuvuus:
Voit määritellä varauksen toistuvaksi esim. useana peräkkäisenä viikkona.
Toiston tyyppi: viikoittain tai päivittäin toistuva varaus
Toiston väli: määrittele kuinka tiheästi varaus toistuu
Päättyy: joko tietyn toistomäärän jälkeen tai tiettynä päivänä
Varattu henkilöille:
Henkilöt, joita varaus koskee, oletuksena ainakin varauksen tekijä.
Huom: Tähän kenttään kirjatuilla on oikeus muokata varauksen tietoja samoin kuin varauksen tekijällä, joten käytetään usein kokouksen järjestäjän/vastuuhenkilön tietoja.
Muut osallistujat:
Muut tilaisuuden osallistujat, joilla ei kuitenkaan ole oikeutta muokata varauksen tietoja.
Kustannuspaikka:
Järjestelmä hakee automaattisesti varauksen tekijän mukaan, mutta tietoa voidaan muokata käsin.
Kuvaus/Lisätiedot:
Vapaa tekstikenttä, jossa voit antaa lisäinfoa varauksesta (näkyy mm. lukkareissa, jos varaus on julkaistu).
Ulkopuoliset osallistujat:
Lisää Diakin ulkopuoliset henkilöt (ne, joita ei löydy järjestelmästä) tähän kenttään. Oikea kirjoitusmuoto on tärkeä, jotta kalenterikutsu lähtee kaikille halutuille: yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <[email protected]>
Huom! Jos kutsut ulkopuolisia, laita Varattu henkilöille -kenttään vain yksi nimi. Tähän kenttään lisätty nimi näkyy ulkopuolisten kalenterikutsussa kutsun lähettäjänä ja mikäli nimiä on monta, kutsuja saattaa lähteä useita samasta varauksesta.
Vinkki: vapaan tilan etsiminen
- Valitse Tee varaus -alueelle Henkilöt-kenttään vain osallistujien nimet ja jätä Tilat-kenttä tyhjäksi.
- Maalaa haluttu aika kalenterista.
- Avautuvalla Varauksen tiedot -lomakkeella klikkaa Tilat ja välineet -kentän alapuolelta Etsi sopiva tila.
- Varmista, että avautuvalla Tilan haku -lomakkeella Tila on vapaa varauksen ajankohtana (lomakkeen lopussa) on valittuna ja klikkaa Hae.
- Valitse tuloslistalta jokin vapaista tiloista klikkaamalla rivin lopussa +-painiketta, jolloin tila lisätään varaukseesi.
Järjestelmä varoittaa tuplavarauksista vain, mikäli tuplabuukattu kohde on tila, eikä varausta saa tallennettua.
Muuten järjestelmä antaa tuplabuukata esim. henkilöitä. Jos lisäsit varaukselle henkilöitä varausikkunassa, muita tarkistaa ettei kalenterissa ole muita varauksia näille henkilöille.
Varauksia voi kopioida Oma kalenteri ja Tee muu varaus -työkaluilla.
1. Etsi haluamasi varaus jossakin kalenterinäkymässä.
2. Avaa varauksen työkaluvalikko (ratas-painike vasemmassa yläkulmassa) ja valitse Kopioi.
Kalenteri siirtyy kopiointi-tilaan, josta merkkinä on kalenterin yläpuolella sininen palkki ja painike Lopeta kopiointi.
3. Valitse kalenterista kohta tai kohtia, johon haluat kopioida varauksen.
Voit siirtyä kalenterissa eteen- ja taaksepäin, mikäli haluat kopioida varauksen eri viikoille/kuukausille/päiville. Kopiointiin valitut ajankohdat näkyvät kalenterissa keltaisella (teksti VALITTU).
4. Siirry pois kopiointi-tilasta ja lopeta kopiointi klikkaamalla Lopeta kopiointi.
Toistuvan varauksen tekeminen
Valitsemalla varauksen perustiedoissa toistuvan varauksen voit tehdä kerralla useamman samanlaisen varauksen (ks. ohjeet varauksen tekemisestä).
Yksittäisen varauksen muokkaus
Valitse kalenterimerkinnässä (kts. edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas - Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.
Toistuvien varausten muokkaus
Lisäohjeita tulossa
Varauksen poistamisella ja perumisella tarkoitetaan samaa asiaa. Semanttisesti nämä eroavat siinä, että varauksen poistamisesta voidaan lähettää ilmoitus opiskelijoille, jolloin opiskelijan näkökulmasta kyseessä on varauksen peruminen.
Varauksen voi poistaa, mikäli sinulla on muokkausoikeudet ko. varaukseen JA se on tulevaisuudessa (menneitä varauksia ei voi poistaa).
1. Etsi haluamasi varaus jossakin kalenterinäkymässä.
2. Avaa varauksen tiedot ja klikkaa Poista TAI
Avaa varauksen työkaluvalikko ja valitse Poista.
Varauksen tiedot saat näkyviin klikkaamalla varauslaatikkoa kalenterissa. Varauksen työkaluvalikko avautuu ratas-painikkeesta varauksen oikeassa yläkulmassa.
3. Vahvista varauksen poisto ja lähetä tarvittaessa peruutusilmoitus
Mikäli kyseessä on toistuva varaus, voit vielä tarkentaa mitkä varaukset poistetaan.
Halutessasi voit lähettää varaukseen liitetyille opiskelijoille ilmoituksen varauksen perumisesta. Ilmoitus lähtee vastaanottajille tavallisena sähköpostiviestinä. Määrittele lähetettävän ilmoituksen
Otsikko: teksti näkyy lähtevän viestin otsikkona (esim. "VII2-tunnit peruttu tältä päivältä")
Viesti: lähtevän viestin viestiteksti (esim. "Tunneille etsitään uusi ajankohta myöhemmin.")
Vastaanottajat:
Toteutuksen opiskelijat - ko. toteutukseen liitetyt opiskelijat (jos kyse opetusvarauksesta)
Ryhmän opiskelijat - varaukseen liitettyjen ryhmien opiskelijat
Kaikki - kattaa molemmat edellisistä
Huom: Mikäli peruutusilmoitus lähetetään, se lähtee myös suoraan varaukseen liitetyille henkilöille (opettajat jne.)
0 Comments
Add your comment