1.   Avaa Määritä tapaamisajat -työkalu resurssienhallinan etusivulla.

2.   Aloita varauksen tekeminen normaalisti, samoin kuin esim. kokousvarausta tehdessä:

• Mikäli Tee varaus -alueella ei ole omaa nimeäsi Henkilöt-kentässä, lisää se siihen.
• Jos tarvitset tiettyä tilaa vastaanottaessasi opiskelijoita, hae sekin valmiiksi Tilat-kenttään, niin näet milloin se on vapaana.
• Valitse haluamasi päivä ja aika klikkaamalla kalenteri-ikkunaa ao. kohdasta.

3.   Täytä avautuvassa ponnahdusikkunassa tapaamisajan tiedot:

• Tyyppi: Varmista, että varauksen tyyppinä on Tapaamisaika (muistathan, että Peppi muistaa millaista varausta olet viimeksi tehnyt ja Määritä tapaamisajat -työkalullakin tyyppinä voi olla Normaali varaus).
• Ketkä voivat varata tapaamisajalle aikoja:
  • Valitut henkilöt: tapaamisaika näkyy vain niille opiskelijoille, jotka olet erikseen nimennyt varauksen tiedoissa
  • Valittujen ryhmien opiskelijat: tapaamisaika näkyy kaikille niille opiskelijoille, jotka kuuluvat varauksella nimeämiisi opiskelijaryhmiin
• Kuinka moni voi osallistua tapaamiseen: Aina vähintään yksi; opiskelijat voivat ilmoittautua tapaamiseen niin kauan kuin paikkoja on vapaana.
• Ryhmät: Mikäli valitsit tapaamisajan kohderyhmäksi opiskelijaryhmät, anna saapumisryhmä(t) tässä.
• Aihe: Tapaamisen aihe (lyhyt nimi), näkyy opiskelijalle varattavien aikojen luettelossa.
• Aika: Tarkenna tai korjaa tapaamisaikaa. Ajan voi asettaa itse tai valita kellonaikakenttää klikatessa avautuvasta valikosta.
• Toistuvuus: Voit tehdä kerralla useita samanlaisia varauksia, jotka toistuvat esim. päivittäin tai viikoittain.
  Huom: Voit avata samalle päivälle useita tapaamisaikoja kopioimalla merkintää kun olet tehnyt sen loppuun.
• Tilat ja välineet: Varaa tapaamiselle haluamasi tila. Jos et käytä varausjärjestelmästä löytyvää tilaa, voit klikata Ulkopuolinen tila ja antaa tilan nimen (aiheen) avautuvassa kentässä. (esim. "työhuone se ja se").
  HUOM: Ei näy tällä hetkellä opiskelijalle, varmistetaan vielä saako näkyviin.
• Varattu henkilölle: Varmista, että tässä on oma nimesi (sen lehtorin/ohjaajan nimi, joka ottaa opiskeljoita vastaan).
• Muut osallistujat: Mikäli valitsit tapaamisajan kohderyhmäksi yksittäiset henkilöt, nimeä heidä tässä.
  Huom: Opiskelijoita ei voi hakea suoraan osallistujat-kenttään kirjoittamalla, vain avaamalla Etsi henkilöitä -hakuikkuna.
• Kustannuspaikka: Mikäli varauksella ei näy kustannuspaikkaa, lisää sinne oman tiimisi kustannuspaikka.
• Kuvaus/Lisätiedot: Ei näy tapaamisajan tiedoissa opiskelijalle.
• Ulkopuoliset osallistujat: Tapaamisaikatoiminto ei ole muiden kuin Diakin opiskelijoiden käytettävissä.
• Tallenna varaus normaalisti.