One Driveen ladatun tiedoston luku- ja kirjoitusoikeuksien jakaminen muille
Opettajilla ja opiskelijoilla on usein työn alla ryhmässä muokattavia dokumentteja, esim. oppimistehtäviä tai artikkeleita. One Driven käyttö dokumentin tallennusalustana mahdollistaa sen, ettei enää tarvitse lähetellä tiedostoja sähköpostin liitteinä, jolloin samasta dokumentista saattaa liikkua useita eri versioita. Tässä ohjeessa opastetaan, miten yksi henkilö jakaa yhden ja saman dokumentin kaikille muokattavaksi, jolloin muokkaukset tehdään samaan dokumenttiin.
1) Lataa ensin joko mallipohja One Driveen tai 2) avaa uusi tyhjä tiedosto kirjoittamista varten
Tee tiedoston lataus edellisen ohjeartikkelin mukaan. Voit myös avata One Driveen täysin uuden muotoilemattoman dokumentin +Uusi-kohdasta.
Valitse ensin dokumentin laji
Jos haluat avata vaikkapa Word-tiedoston yhteisen oppimistehtävän kirjoittamista varten, valitse Word-asiakirja. Uuden kansion voit luoda ja nimetä kohdasta Uusi kansio.
Asiakirjan muokkaus Word-Onlinessa
Nimeä ensin uusi asiakirja mustan yläpalkin kohdassa Asiakirja. Word Online tallentaa kaikki muutokset automaattisesti. Sen jälkeen kirjoita tekstiä dokumenttiin.
Dokumentin jakaminen sähköpostiviestinä
Dokumentin voi jakaa usealla eri tavalla. Muokkausnäkymässä jakaminen tapahtuu 1) oikeasta yläkulmasta Jaa-painikkeesta. One Drive avaa ponnahdusikkunan, jossa voit 2) lisätä yksitellen niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat dokumentin jakaa. Sen jälkeen voit asettaa dokumentin käyttöoikeudet alasvetovalikosta joko Voi muokata tai Voi tarkastella. Tarkasteluoikeus tarkoittaa lukuoikeutta ilman muokkausoikeuksia, ja muokkausoikeudet annettuasi muut voivat lisätä ja poistaa tekstiä. Jos haluat, että linkin/sähköpostiviestin saajat joutuvat linkkiä klikatessaan kirjautumaan One Driveen, varmista että kohdassa 4) Kirjautuminen vaaditaan on täppä. Jos otat täpän pois, sähköpostilla linkin saajat saavat dokumentin auki suoraan heti linkkiä klikattuaan. Sähköpostiviesti, joka sisältää dokumenttilinkin, lähtee vastaanottajille kun painat Jaa. Voit myös liittää kutsuun henkilökohtaisen viestin.
Dokumentin jakaminen linkkinä
Voit jakaa dokumentin sähköpostiviestin sijaan linkkinä. Jakaminen tapahtuu muokkaustilassa olevasta dokumentista samasta Jaa-painikkeesta. Avautuvassa ikkunassa valitse vasemmasta reunasta Hae linkki.
Luku- ja muokkausoikeuksien linkin luominen
Alasvetovalikosta valitse joko muokkaus- tai tarkastelulinkki. Harkitse, milloin voit jakaa linkkejä ilman sisäänkirjautumisvaatimusta!
Kopioi linkki
Kopioi linkkilaatikkossa oleva linkki. Linkin voit liittää esim. Moodlessa ryhmäsi keskustelualueelle. Voit liittää linkin opiskelijana palautuskansioon toiminnolla Luo linkki (HUOM! jos haluat palauttaa opettajalle oppimistehtävän, luo tarkasteluoikeuksilla oleva linkki!). Voit myös liittää linkin sähköpostiviestin viestikenttään ja lähettää viestin kenelle haluat. Linkin kopioituasi klikkaa One Drivessa Sulje.
Tarkista dokumentin oikeudet One Drivessa
Kun palaat takaisin One Driven kansionäkymään, voit tarkistaa dokumentin jakamisen kohdasta Jakaminen. Jaettu tarkoittaa sitä, että olet jakanut linkin avoimeksi linkin tietäville/saajille tietyillä oikeuksilla. Everyone tai Kaikki tarkoittaa sitä, että olet sähköpostijako-kentässä määritellyt vastaanottajaksi "Kaikki", jolloin dokumentista tulee julkinen kaikille. Jos Jakaminen-kohdassa on henkilöiden nimiä, olet jakanut oikeudet sähköpostiosoitteiden/tunnusten avulla.