Mobility Online -järjestelmään kirjaudutaan Haka-tunnuksilla linkistä:  https://www.service4mobility.com/europe/LoginServlet?identifier=HELSINK19

• User name on Diakin yleinen käyttäjätunnuksesi cxxxyyy
• Salasana on Diakin yleinen salasanasi.

*Osalta järjestelmä kysyy lisäksi millä roolilla haluat kirjautua (mikäli henkilöllä on järjestelmässä useita rooleja). Tällöin ei tarvitse tehdä muut kuin valita International Coordinator ja painaa Login. Salasana kenttä jätetään tyhjäksi.

Jos kirjautuminen ei onnistu, laita viestiä Kv-koordinaattoreille ([email protected]), jotka hallinnoivat käyttäjäoikeuksia.

1. Mene vasemmasta sivupalkista sivulle: Students/Intern -> Applications -> Applications outgoing

2. Valitse (sorttaa) opiskelijat, joita haluat tarkastella

Koska järjestelmä näyttää listalla kaikki vaihtoon hakeneet ja lähteet opiskelijat kautta aikojen, on hyvä sortata viimeksi hakeneet opiskelijat sarakkeesta Created on (hakemuksen täyttöpvm) klikkaamalla kaksi kertaa nuolista  

Voit myös sortata opiskelijoita pudotusvalikoista alla listattujen kriteereiden mukaan:

• Semester = lukukausi, jolle hakenus vaihtoon)
• Home institution e.g. Faculty = toimipiste, kampus
• Study field = koulutusohjelma
• Free field 2 = Diakin ryhmäkoodi
• App status
  • Applicant = opiskelija on täyttänyt hakulomakkeen vaihtoon, mutta häntä ei ole vielä haastateltu
  • Rejected = opiskelijaa ei hyväksytty vaihtoon
  • Selected = opiskelija on haastateltu ja Diak on hyväksynyt opiskelijan vaihtoon, vaihtokohde ei ole vielä vahvistanut vaihtoa
  • Selected conditionally = opiskelija hyväksytty ehdollisesti vaihtoon, koska opiskelijalla on rästejä, jotka suoritettava ennen vaihtoa tai muita huolenaiheita
  • Accepted = opiskelija on hyväksytty vaihtoon ja vaihtokohde on vahvistanut vaihdon
  • Current = opiskelija on parhaillaan vaihdossa
  • Cancelled = vaihto peruttu ennen sen alkua
  • Interrupted = vaihto keskeytynyt
  • Completed = vaihto suoritettu

Tehtyäsi tarvittavat sorttaukset valitse "Show" kentästä sivun alareunasta, kuinka monta hakijaa (50/100 tai all) haluat nähdä yhdellä sivulla

Löydät taulukosta aivan oikeasta reunasta (2021 alkaen) hakeneiden opiskelijoiden

• Opon merkinnät: Free field 18
• Vaihtosuunnitelman: Free field 19

Voit halutessasi viedä tiedot exceliin taulukon alareunassa olevasta x-kuvakkeesta.

Täältä voit tehdä opinto-ohjaajan merkinnät kaikille omille opiskelijoillesi samassa ikkunassa. Muista katsoa molemmat lukukaudet, joille opiskelijat ovat voineet vaihtohaussa hakea.

1. Mene kohtaan "Pipeline"
2. Klikkaa + merkkiä kohdan Applications Outgoing ja Outgoing edessä
3. klikkaa + merkkiä halutun lukukauden edessä (muista katsoa läpi molemmat lukukaudet, jolle opiskelijat ovat hakeneet)
4. Avaa linkki "Create Study Guidance Counsellor remarks".

Seuraava ruutu avautuu:

1. Ruksaa opiskelijat, joille haluat tehdä merkintöjä.
2. Ruksaa kohta "Missing Assignments", jos opiskelijalla on rästejä.
3. Merkitse kohtaan "Study adviser comments"
   • merkintäpäivämäärä
   • vaihdon ajankohdan sopivuus opiskelijan HOPSiin nähden
   • mahdolliset rästit
4. Tallenna sivun alhaalta painikkeesta "Create ( tai adjust) study counselor remarks"

1. Mene kohtaan Pipeline (vasemmassa yläkulmassa).
2. Klikkaa + merkkiä opiskelijan vaihto-ohjelman nimen edessä.
   • Opiskelijat ovat vaihto-ohjelmassa Applications Outgoing siihen asti, että heidät hyväksytään Diakin puolesta vaihtoon (ts. haastatteluiden jälkeen heidän siirretään seuraavaan vaihto-ohjelmaan).
   • Kun opiskelija hyväksytään vaihtoon hänet siirretään opiskelijalle sopivaan vaihto-ohjelmaan: Erasmus+ work placement (harjoittelu Euroopassa), Erasmus+ student exchange (opiskeluvaihto Euroopassa), Bilateral agreements (harjoittelu Diakin globaalikohteissa), Other Work placement (opiskelijan itse hankkima globaaliharjoittelukohde).
3. Klikkaa + merkkiä halutun lukukauden edessä (muista katsoa läpi molemmat lukukaudet, joille opiskelijat ovat voineet hakea).
4. Klikkaa + merkkiä kohdan Update information and cancel applications edessä.
5. Avaa linkki Adjust study counselor remarks.

1. Hae opiskelija: Student/Interns -> Application Outgoing -> Hae halutuilla hakukriteereillä, esim. Last Name, Semester (vaihtolukukausi) ja/tai Study Field

2. Avaa opiskelijan tiedot rivin alussa olevasta kuvakkeesta

3. Mene välilehdelle Pipeline.

4. Klikkaa linkkiä Adjust study counselor remarks

5. Tee tarvittavat merkinnät kohtaan Study Advisor Comments. Muista lisätä merkitsemispäivämäärä. Tallenna merkinnät alareunan painikkeesta Adjust study counselor remarks.

Ennen vuotta 2021 tehdyt merkinnät löytyvät vielä Coordination info -välilehdeltä, mutta sinne ei enää vuonna 2021 ja siitä eteenpäin tallenneta mitään.