Tarkistajan tehtävät ja toiminnot valmistumispalvelussa
Valo-valmistumispalvelu löytyy MyDiakista korkeakoulupalvelujen työpöydältä.
Tutkintotodistushakemusten tarkistajina toimivat Diakissa opiskelijapalveluiden assistentit, mutta myös opinto-ohjaajille on avattu pääsy tarkastelemaan hakemuksia.
Tarkistaja näkee tutkintotodistushakemuksen valmistumispalvelussa heti kun opiskelija on käynnistänyt valmistumisprosessin ja hakemus on luotu onnistuneesti.
Tiivistetysti tarkistajan tehtävänä on:
- Käydä läpi palveluun tulleet hakemukset ja ottaa käsittelyyn ne, jotka täyttävät riittävät ehdot.
- Tehdä valmistumisvaiheelle määritellyt tarkistukset ja vastaavat päivitykset/korjaukset MyDiakiin.
- Merkitä opintotoimiston tarkistuslista ja tutkintotodistushakemus tarkistetuksi, kirjata hakemukselle hyväksyjä ja lähettää hakemus suoraan hyväksyttäväksi (poikkeustapauksissa antaa opiskelijalle lupa lähettää hakemus hyväksyttäväksi).
Lisäksi tarvittaessa:
- Lisätä/vaihtaa hakemukselle asetettu tarkistaja
- Avata opiskelijalle käsin tutkintotodistushakemus, mikäli automaattinen hakemuksen luominen on epäonnistunut tai opiskelija ei voi syystä tai toisesta itse käynnistää prosessia vastaamalla AVOP-kyselyyn.
Tarkistajan työpöydän etusivu
- Yhteenveto sinulle osoitetuista avoimista tutkintotodistushakemuksista.
Avoimet hakemukset: kaikkien sinulle osoitettujen avointen eli vielä ilman valmiiksi kuittausta olevien hakemusten lukumäärä (odottavat ja käsittelyyn otetut).
Käsittelyssä olevat hakemukset: käsittelyyn avattujen, mutta vielä valmiiksi kuittausta odottavien hakemusten määrä.
- Lista avatuista tutkintotodistushakemuksista.
Voit suodattaa listassa näkyviä hakemuksia ja lisätä sarakkeita nähdäksesi minkä tahansa hakemuksen tai opintotoimiston tarkistuslistan kysymyksen.
- Tutkintotodistushakemuksen manuaalinen luominen
Hakemus luodaan käsin jos opiskelija sitä erikseen pyytää (ei syystä tai toisesta halua tai voi vastata AVOP-kyselyyn) tai kun hakemuksen automaattisessa luonnissa AVOP-kyselyyn vastaamisen jälkeen on tapahtunut tekninen virhe.
- Hakemusraportin luominen
Hakemusraportilla siirretään hakemusten tietoja exceliin.
Voit suodattaa hakemuksia kahdella tavalla.
Omat - Kaikki
Valitsemalla Omat näet vain ne hakemukset, joihin sinut on merkitty käsittelijäksi.
Valitsemalla Kaikki näet myös muille tarkistajille osoitetut hakemukset ja hakemukset, joille ei vielä ole merkitty tarkistajaa ollenkaan.
Avoimet - Käsitellyt
Valitsemalla Avoimet näet vain ne hakemukset, joita käsittelijä ei ole kuitannut tarkistetuksi.
Valitsemalla Käsitellyt näet vain ne hakemukset, joiden tarkistus on kuitattu valmiiksi.
Voit järjestää hakemuksia listalla sarakkeiden tietojen mukaan. Klikkaa haluamaasi sarakeotsikkoa ja valitse haluatko listan nousevaan vai laskevaan järjestykseen.
Järjestelyä voi käyttää seuraavissa sarakkeissa: Opiskelijanro, Opiskelija (nimi), Koulutusohjelma, Tarkistaja ja Käsittelyaika.
Voit tuoda yhden tai useamman tutkintotodistushakemuksen kysymyksen tai opintotoimiston tarkistuslistan kohdan näkyviin listaukseen lisäämällä sen sarakkeisiin. Tällöin yksittäisiä hakemuksia ei tarvitse avata erikseen nähdäkseen vastaukset.
Avaa Näytä kysymykset -valikko ja klikkaa avautuvalta listalta kysymystä, jonka haluat lisätä listalle sarakkeeksi. Voit valita useita kysymyksiä, jo valitut kysymykset näkyvät listassa harmaana.
Saat poistettua sarakkeita klikkaamalla niitä uudelleen valikossa.
Valitse näkyviin kaikki opintotoimiston tarkistuslistan kysymykset niin näet kerralla, mitkä kaikki kohdat olet kuitannut valmiiksi käsiteltävänä olevissa hakemuksissa.
