Workseed on selaimessa toimiva sovellus, jota Diakissa käytetään harjoittelujaksojen hallintaan. Diakin opiskelija laatii Workseedissä arviointikirjaansa harjoittelun tavoitteet, täyttää tuntiseurantaa ja tekee itsearvioinnin.

Harjoittelun ohjaajana hyväksyt Workseedissä opiskelijan viikottaisen tuntiseurannan ja harjoittelujakson lopussa arvioit opiskelijan osaamistavoitteiden täyttymisen. Lisäksi voit kommentoida osaamistavoitteita ja viestiä opiskelijan ja Diakin opettajan kanssa muistiinpanojen avulla.

Käytät Workseediä sähköpostitse lähetettävän kirjautumislinkin ja varmennekoodin avulla.

Opiskelijan arviointikirjaa käytetään siis kolmikantaisesti. Sekä opiskelija, Diakin opettaja että harjoittelun ohjaaja näkevät kaikki arviointikirjaan tehdyt merkinnät.

Saat Workseedistä sähköpostiviestin, kun opiskelija, jonka harjoittelua ohjaat, on lisännyt yhteystietosi Workseediin omaan arviointikirjaansa.

Tätä varten opiskelija pyytää sinulta nimesi, sähköpostiosoitteesi sekä puhelinnumerosi. Kun kirjaudut sähköpostiin saamasi linkin kautta opiskelijan arviointikirjalle, saat kehotuksen tilata varmennekoodi tekstiviestillä.

Jos sinun ei ole mahdollista antaa puhelinnumeroasi, kertakäyttöinen varmennekoodi lähetetään sinulle erillisenä sähköpostiviestinä.

Pääset kirjautumaan sähköpostilinkin kautta opiskelijan arviointikirjalle niin kauan kun opiskelija suorittaa harjoittelua. Noin kahden viikon kuluttua harjoittelun päättymisestä linkki lakkaa toimimasta automaattisesti.

Jos linkki lakkaa toimimasta ennenaikaisesti, pyydä opiskelijaa lähettämään sinulle uusi linkki opiskelijan arviointikirjan kautta.

Saat Workseedistä erilaisia sähköposti-ilmoituksia. Näitä voivat olla:

• Opiskelija on aloittanut arviointikirjan laatimisen
• Opiskelija on laatinut henkilökohtaiset osaamistavoitteensa ja lähettänyt ne sinulle katsottavaksi ja kommentoitavaksi
• Opettaja on kommentoinut opiskelijan tavoitteita
• Opiskelija on pyytänyt sinua hyväksymään kirjaamansa työajan (hyväksy jokainen viikko erikseen)
• Opettaja tai opiskelija on kirjoittanut Muistiinpanot -kohtaan

Sähköposti-ilmoitukset tulevat tyypillisesti kerran vuorokaudessa yhdessä koontiviestissä.

Pystyt sähköpostilinkkisi kautta halutessasi kommentoimaan opiskelijan henkilökohtaisia osaamistavoitteita (alla olevassa kuvassa numero 1). Myös Diakin opettaja saattaa kommentoida tavoitteita.

Henkilökohtaiset osaamistavoitteet -kohdan alapuolella on lisäksi Muistiinpanot-toiminnallisuus, jota kaikki osapuolet pystyvät käyttämään (alla olevassa kuvassa numero 2). Muistiinpanoja voi käyttää esimerkiksi harjoittelun arviointikeskustelun sopimiseen.

Opiskelija täyttää Workseediin työtuntinsa ja pyytää sinua hyväksymään jokaisen viikon erikseen. Vaikka työvuoroseurantaa tehdään harjoittelupaikassa erikseen, täytyy opiskelijan kirjata työtuntinsa myös Workseediin. Opiskelijan harjoittelusta vastaava Diakin opettaja tarkistaa tarvittavien tuntien täyttymisen Workseedistä.

Harjoittelun ohjaajana sinun vastuullasi on tarkistaa, että opiskelija merkitsee harjoitteluksi vain ne tunnit, kun hän on harjoittelussa.

Opiskelija valitsee Läsnäolo-sarakkeeseen joko Harjoittelussa, Sairaana, Muu harjoitteluun laskettava työaika tai Työssä.

• Harjoittelussa-merkintää käytetään, kun opiskelija on harjoittelussa. Toteutunut vuoron alku - ja toteutunut vuoron päättyminen - sarakkeisiin merkintään toteutuneet saapumis- ja lähtöajat, ja taulukko laskee päivän tunnit. Opiskelijan on mahdollista käyttää Workseediä myös vuorojen suunnitteluun.
• Sairaana-merkintää käytetään sairaspäiviin. Tällöin vuorosarakkeisiin merkitään oikea päivä mutta kellonajaksi 00:00, jotta sairaspäivän tunteja ei lasketa mukaan tuntikertmään. Sairaana-päivän kohdalla tulee siis olla 0 tuntia.
• Muu harjoitteluun laskettava työaika: Diakissa on sovittu, että opiskelija saa sisällyttää harjoittelutunteihinsa myös sellaista työaikaa, jota hän ei tee harjoittelupaikassa. Tällaista aikaa voivat olla esimerkiksi harjoitteluinfoihin osallistuminen ja harjoittelureflektiot. Diakin opettajat ohjeistavat näiden tuntien sallitun määrän opiskelijalle. Diakin opettaja tarkistaa harjoittelun lopuksi nämä tunnit Workseedistä, eli vaikka harjoittelun ohjaajana hyväksyt viikkoja, jotka sisältävät näitä merkintöjä, et ole vastuussa näiden tuntien oikeellisuudesta.
• Työssä-merkintää käytetään, jos opiskelija tekee harjoittelun aikana sovitusti työvuoron, tai jos kyseessä on harjoittelu työsuhteessa.

Voit käydä hyväksymässä tunnit esimerkiksi kerran viikossa tai halutessasi kaikki viikot kerralla harjoittelujakson lopussa. Muista kuitenkin klikata Hyväksy jokaisen opiskelijan täyttämän viikon alta. Jos tunnit on merkitty väärin, älä hyväksy niitä, vaan pyydä opiskelijaa korjaamaan merkinnät.

Hyväksymisen jälkeen opiskelija ei pysty enää muuttamaan tämän viikon merkintöjä Workseedissä.

Jos hyväksymisen jälkeen huomaatte virheen, voit purkaa hyväksymisen  nimesi vierestä roskapöntön kuvasta. Tämän jälkeen opiskelija voi muokata tämän viikon merkintöjä, minkä jälkeen voit hyväksyä viikon uudestaan.

Harjoittelun lopuksi teet arvioinnin. Arviointiosio on merkitty vihreällä, ja se löytyy arviointikirjan alalaidasta.

Arviointiosiossa näkyy tummennetulla tälle harjoittelujaksolle opetussuunnitelmassa määritelty osaamistavoite ja sen alla opiskelijan itse määrittelemä henkilökohtainen osaamistavoite. Arvioi erikseen jokaista opiskelijan asettaman osaamistavoitteen toteutumista.

Arviointi tapahtuu liukusäätimellä hyväksytty-hylätty-asteikolla. Voit liikuttaa vain omaasi eli harjoittelun ohjaajan arvioinnin liukusäädintä. Järjestelmä tallentaa arvioinnin automaattisesti.

Liukusäädinten lisäksi toivomme myös vapaamuotoista, kirjallista palautetta opiskelijan ammatillisen kasvun tukemiseksi. Kirjallista palautetta on mahdollista antaa jokaisen tavoitteen alla, minkä lisäksi aivan sivun alalaidassa voi antaa yleisesti palautetta esimerkiksi opiskelijan vahvuuksista ja kehittämistarpeista.

Jos arvioit jonkin kohdan hylätyksi, kirjallisen palautteen antaminen on pakollista.

Huomaathan, että sekä opiskelija että Diakin opettaja näkevät antamasi arvioinnit.

Kun opiskelija on omalta osaltaan merkinnyt arviointikirjan tehdyksi, saat vielä erillisen sähköpostiviestin. Käy vielä varmistamassa, että olet hyväksynyt opiskelian työajat jokaisen viikon osalta ja tehnyt arvioinnin jokaisen tavoitteen kohdalta. Tämän jälkeen voit merkitä myös omalta osaltasi arviointikirjan valmiiksi sivun alalaidan sinisestä painikkeesta.

Jos Merkitse valmiiksi -painike ei ole näkyvissä, opiskelija ei ole vielä omalta osaltaan merkinnyt arviointikirjaa tehdyksi.