Perusasiat kuntoon Wordissa.
Tämä on yleinen ohje, noudata aina erillistä ohjeistusta esim. opinnäytetöiden muotoilussa.

Aloitus

Jos kirjalliseen työhösi kuuluu kansilehti ja sisällysluettelo, varaa niille heti aluksi omat sivut ja osat.

Huom! Tässä ohjeessa oletetaan, että sisällysluettelo halutaan sijoittaa heti kansilehden jälkeen. Ohjetta voi soveltaa myös dokumentin loppuun sijoitettuun sisällysluetteloon.

Aloita uusi (tyhjä) Word-dokumentti. Ota käyttöön piilomerkkien näyttö painamalla Ctrl + Shift + (
tai valitsemalla Aloitus ja sieltä symboli ¶

1. Kirjoita ”KANSILEHTI” ja valitse Asettelu > Vaihdot > Osanvaihdot > Seuraava sivu. Huom! tämä kirjoitettu teksti on vain merkkinä siitä, että tämä sivu on kansilehti. Korvaa teksti myöhemmin haluamallasi sisällöllä. Word tekee uuden sivun ja kohdistin siirtyy sen alkuun.
2. Kirjoita ”SISLU” tms. ja valitse jälleen Asettelu > Vaihdot > Osanvaihdot > Seuraava sivu. Tällä varaat osan ja sivun (tai tarvittaessa useamman sivun) sisällysluettelolle. Word tekee jälleen uuden sivun ja kohdistin siirtyy sen alkuun.
3. Nyt voit aloittaa varsinaisen tekstisisällön lisäämisen kolmannelta sivulta.
   Muista käyttää tyylejä tekstin eri kohdissa! Eli ylimmän tason otsikkotekstin tyyli on Otsikko 1, seuraavan Otsikko 2, leipätekstin tyyli on Normaali jne. Ilman tätä sisällysluettelo ei toimi.

Voit tietysti tehdä osanvaihdoilla myös muita sivuja esim. introa, kuvia tai muuta varsinaisesta tekstistä irrotettuja osioita varten.

Sivunumerointi

Lisää sivunumerointi dokumenttiin kohdasta Lisää > Ylä- ja alatunniste > Sivunumero.

1. Valitse sivunumeroinnin sijainti, yleensä sivun ylä- tai alareuna (eli ylä- tai alatunniste).
2. Valitse haluamasi sivunumeroinnin tyyli listasta, esim. Sivu X / Y Lihavoidut numerot 1.
3. Sivunumerot näkyvät nyt haluamassasi kohdassa dokumenttia. Huomaa, että sivunumerot ovat nyt näkyvissä myös kansilehdessä (Osa 1) ja sisällysluettelosivulla (Osa 2).
4. Jos et halua sivunumeron näkyvän kansilehdellä, toimi näin:
   1. Klikkaa sitä sivunumerointia jota et halua näyttää. Tämä on siis tässä tapauksessa ensimmäisen osan ainoa sivu. Huom! jos ylä- tai alatunnisteen muokkaus ei ole käytössä, kaksoisklikkaa ensin tunnistetta, jotta pääset tunnisteen muokkaustilaan.
   2. Valitse Rakenne > ruksaa käyttöön kohta Erilainen ensimmäinen sivu. Sivunumero poistuu ko. sivulta.
   3. Toista tarvittaessa myös sisällysluettelosivulla (ks. Sisällysluettelo -kohta) ja mahdollisissa muissa osissa.
      Huom! Jos dokumenttisi teksti on niin pitkä, että siitä muodostuva sisällysluettelo jakautuu usealle sivulle ja joista haluat myös sivunumeron pois, tee vielä näin:
      1. Muokkaa tunnisteita. Klikkaa sen sivun sivunumeron sisältävää tunnistetta josta alkaa varsinainen teksti (Osa 3 tässä esimerkissä). Valitse Rakenne > Linkitä edelliseen. Tällä otat pois linkin edelliseen osaan. Ko. sivun tunnisteesta poistuu teksti Sama kuin edellinen.
      2. Nyt voit poistaa sivunumeron myös yksittäisiltä sisällysluettelosivuilta ilman että se vaikuttaa tekstisivujen sivunumeroiden näkymiseen. Maalaa sivunumero (edellisen osan eli sisällysluettelon) tunnisteesta ja paina Delete.
   4. Sulje tunnisteen muokkaus Rakenne > Sulje ylä- ja alatunniste tai kaksoisklikkaamalla muualla kuin tunnisteessa.

Sisällysluettelo

Kun dokumentin teksti on niin valmis, että haluat lisätä sisällysluettelon, toimi näin:

1. Siirry sisällysluettelosivulle jonka varasit alussa. Voit poistaa ”SISLU” tms. sanan mutta varo poistamasta Osanvaihtoa (onhan piilomerkit yhä näkyvissä!). Kohdistin on siis juuri ennen osanvaihto-merkkejä.
2. Valitse Viittaukset > Sisällysluettelo ja valitse joku vaihtoehtoisista asetteluista. Suosittelen valitsemaan jommankumman automaattisen asettelun. Voit vaihtaa asettelun myös myöhemmin. Voit myös milloin tahansa muokata sisällysluettelon kaikkia asetuksia valitsemalla Viittaukset > Sisällysluettelo > Mukauta sisällysluetteloa… 
3. Mikäli tekstin tyyliasetukset ovat kunnossa, sivulle muodostuu otsikkohierarkian mukainen sisällysluettelo sivunumeroineen. Mikäli sisällysluettelo on pitkä, se jakautuu automaattisesti useammalle sivulle.
4. Jos ja kun teet muutoksia tekstiin, päivitä sisällysluettelo klikkaamalla sitä ja valitsemalla Päivitä taulukko… 

Kansilehti

Varasimme aluksi ensimmäisen sivun kansilehdelle. Voit muokata sitä käsin, lisätä tekstiä ja kuvan jne. Voit myös käyttää Wordin valmiita kansilehtipohjia kohdasta Lisää > Kansilehti. Kohdistimen paikalla ei ole väliä tässä kohtaa, kansilehti lisätään aina ensimmäiseksi.

Yleisiä ohjeita Wordilla työskentelyyn

Opettele käyttämään tekstityylejä. Sisällysluettelon muodostamisen lisäksi tyylien käyttö helpottaa työsi ulkoasun ja luettavuuden hallintaa.

Jos sisällysluettelo ei muodostu oikein, tarkista että tekstin otsikkotyylit ja sisällysluettelon asetusten tyylit vastaavat toisiaan. Oletusasetuksilla sisällysluettelo muodostuu otsikkotasoista 1-3.

Tee välitallennuksia usein, myös uudella tiedostonimellä. Näin voit palata aiempaan versioon, jos jokin menee pahasti pieleen.

Muista pikanäppäin Ctrl + Z (Kumoa) jolla voit perua viimeisen toiminnon (tai peräkkäin monta viimeisintä toimintoa).

Oppilastyöasemalla työskennellessäsi, tallennuspaikka on hyvä olla työasemalla. Kopioi tiedostot siirrettävälle medialle (USB-tikku tms.) tai OneDriveen talteen ennen kuin poistut työasemalta. Sammuta kone käytön jälkeen tai ainakin kirjaudu ulos. Muista että emme voi taata, että työasemalle tallennetut tiedostosi ovat tallessa seuraavalla koneen käyttökerralla.