Löydät Diakin henkilökunnalle suunnatun ohjetallenteen Duurista.

Workseed on selaimessa toimiva sovellus, jota käytetään Diakissa  harjoittelun ohjauksen työkaluna sosiaali- ja terveysalan koulutuksissa.

Opiskelijalle aukeaa Workseediin jokaisesta harjoittelusta arviointikirja eli ikään kuin sähköinen versio laajennetusta tavoite- ja arviointilomakkeesta.

Opiskelija näkee Workseedissä harjoittelunsa arviointikirjan, jos hän on ilmoittautunut kyseiselle harjoittelujaksolle MyDiakissa, ilmoittautuminen on hyväksytty ja kyseisen harjoittelun alkuun (eli MyDiakiin merkittyyn toteutuksen alkupäivämäärään) on alle 4 kk.

Näiden ohjeiden päivityksestä vastaa Heidi Grundström. Tukea Workseedin käyttöön saat myös koulutusalojen pääkäyttäjiltä: Sabina Hentilä (terveysala) ja Mari Nieminen (sosiaaliala).

Workseediin voivat kirjautua Diakin opiskelijat, harjoitteluita ohjaavat opettajat, opinto-ohjaajat sekä koulutuspäälliköt. Työelämätahon harjoittelun ohjaaja kirjautuu Workseediin kirjautumislinkillä, jonka opiskelija lähettää hänelle sähköpostitse Workseedistä.

Kirjaudu Workseediin osoitteesta https://www.workseed.fi/edu/accounts/login/fi Diakin oppilaitostilillä (O365) eli sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi.  

Mikäli et pääse kirjautumaan sisään, ota yhteyttä oman koulutusalasi pääkäyttäjään (sosiaaliala: Mari Nieminen, terveysala: Sabina Hentilä).

Kirjautumisen jälkeen oikeassa yläkulmassa näkyy musta profiilikuva, jota klikkaamalla avautuu valikko ja pääset oman tilin tietoihin. Jos lisäät tietoihisi puhelinnumeron, se näkyy myös harjoittelun ohjaajan näkymässä, kun hän käyttää Workseediä opiskelijan lähettämän kirjautumislinkin kautta. Halutessasi voit lisätä itsellesi profiilikuvan. Voit myös vaihtaa oletusnäkymää eli sitä sivua, joka aukeaa Workseediin kirjautumisen jälkeen.

Tapahtumat-sivulla poimia omiin nimiisi niiden opiskelijoiden arviointikirjat, joita ohjaat.

Opiskelijat siirretään MyDiakista Workseediin, kun MyDiakiin merkittyyn harjoittelun alkupäivämäärään on 4 kuukautta. Esimerkiksi jos harjoittelun alkupäivämäärä on MyDiakissa 1.12., opiskelijat siirretään Workseediin 1.8. Uudet harjoittelujaksolle hyväksytyt opiskelijat siirtyvät Workseediin kerran vuorokaudessa.

Omien opiskelijoiden arviointikirjat voi poimia monella eri tavalla.

Tässä tavassa valitaan ensin oikea harjoittelujakso ja harjoittelutoteutus, minkä jälkeen poimitaan opiskelijat kyseiseltä toteutukselta. Haluamme ensiksi näkyviin tietyn harjoittelutoteutuksen opiskelijat, joille ei ole vielä asetettu opettajaa.

Valitse suodattimeksi Ei asetettu (alla olevassa kuvassa 1), jolloin näkyviin tulevat kaikki arviointikirjat, joilla ei ole vielä nimettyä ohjaajaa.

Valitse Kaikki opintojaksot -valikosta haluamasi harjoittelujakso (2). Katso MyDiakista harjoittelutoteutuksen koodi ja syötä se kohtaan Kaikki ryhmät (3).

Suodatusten jälkeen näkyviin jää se toteutus, jonka opiskelijoita haluat poimia. Klikkaa toteutuksen nimeä.

Avautuvalla sivulla näet kyseisen toteutuksen opiskelijoiden harjoitteet eli arviointikirjat. Voit lajitella opiskelijat esimerkiksi aakkosjärjestykseen painamalla Näytä lisää, mikä avaa lisää toimintoja.

Valitse haluamasi opiskelijat ruksittamalla yläkulmasta ja klikkaa tämän jälkeen Muokkaa.

Näin saat auki harjoitteen asetukset ja voit Opettaja-alasvetovalikosta valita oman nimesi. Älä muuta muita asetuksia, kuten aloitus- tai määräaikaa. Tallenna valinta asetusten alareunasta.

Nyt olet poiminut nämä arviointikirjat itsellesi.

Kun olet poiminut arviointikirjat, voit käyttää Tapahtumat-sivulla suodattimena omaa nimeäsi, jolloin näet vain omiin nimiisi valitsemasi arviointikirjat.

Jälleen pääset avaamaan kunkin toteutuksen opiskelijalistan klikkaamalla toteutuksen nimeä.

Voit myös tarkastella arviointikirjoja opiskelijan nimen perusteella vaihtamalla järjestyskriteeriksi Opiskelijat. Tällöin näet listan opiskelijoista ja tiedon heidän arviointikirjojensa tilasta.

Jos et halua etsiä opiskelijoiden arviointikirjoja toteutuksen kautta, voit poimia heidät myös yksitellen.

Tapahtumat-sivulla paina sivun yläreunasta Näytä kaikki.

Avautuvassa näkymässä näet kaikki saatavilla olevat arviointikirjat. Kirjoita hakukenttään opiskelijan nimi ja paina Enter.

Ruksaa haluamasi arviointikirja ja paina Muokkaa.

Näin saat auki harjoitteen asetukset ja voit Opettaja-alasvetovalikosta valita oman nimesi. Tallenna valinta asetusten alareunasta.

Nyt olet valinnut opiskelijan arviointikirjan itsellesi.

Voit hakea opiskelijoita useilla eri tavoilla tässä näkymässä, esimerkiksi valitsemalla harjoitteen tyypiksi Arviointikirja ja valitsemalla oikean opintojakson. Näin saat näkyville kaikki opiskelijat kyseisellä opintojaksolla ja voit poimia heistä ohjattavat opiskelijat.

Tapahtumat-sivulla paina sivun alareunasta Näytä kaikki.

Valitse Kaikki tyypit -kohdassa Arviointikirja ja Kaikki opintojaksot -kohdassa oikea opintojakso.

Sivulle tulee näkyviin kaikki kyseiseen harjoittelujaksoon (huom. ei siis toteutukseen) liittyvät arviointikirjat. Painamalla Näytä lisää pystyt edelleen suodattamaan ja lajittelemaan arviointikirjoja. Valitse ruksilla haluamasi arviointikirjat, paina Muokkaa ja valitse itsesi opettajaksi. Lopuksi tallenna.

Tapahtumat-sivulla arviointikirjoja näytetään ryhmiteltynä muun muassa harjoittelujakson ja arviointikirjan määräajan mukaisesti. Kun viet hiiren kursorin sarakkeen nimen kohdalle (Aloittamatta/Viivästyneet ym.) näkyviin tule selite.

Aloittamatta: niiden arviointikirjojen määrä, jotka ovat kokonaan aloittamatta eli opiskelija ei ole vielä klikannut Aloita-painiketta omassa näkymässään.

Viivästyneet: niiden arviointikirjojen määrä, joita opiskelija ei ole vielä merkinnyt tehdyksi määräaikaan mennessä. (Määräaika tulee automaattisesti MyDiakista kyseisen harjoittelutoteutuksen päättymisajasta eikä määräajan ohittuminen estä opiskelijaa täyttämästä arviointikirjaa.)

Aloitetut: niiden arviointikirjojen määrä, jotka on aloitettu eli opiskelija on klikannut Aloita-painiketta.

Tehdyt: niiden arviointikirjojen määrä, jotka opiskelija on merkinnyt tehdyksi. Opiskelija merkitsee arviointikirjan tehdyksi aivan viimeisenä, kun on täyttänyt työajanseurannan ja tehnyt itsearvioinnin. Tehdyksi merkitsemisen jälkeen opiskelija ei voi tehdä muutoksia, ellet palauta arviointikirjaa keskeneräiseksi (kts. Valmiiksi merkityn arviointikirjan palauttaminen keskeneräiseksi eli avaaminen uudestaan).

Arviointi kesken: niiden arviointikirjojen määrä, joissa opiskelija ja harjoittelun ohjaaja ovat tehneet arvioinnin.

Valmiit: niiden arviointikirjojen määrä, jotka sinä opettajana olet merkinnyt valmiiksi. Opettajan valmis-merkintä "sinetöi" arviointikirjan eli muut osapuolet eivät pääse sitä enää muuttamaan, ellet palauta arviointikirjaa keskeneräiseksi.

Huomaa, että jos sinulla on samalla harjoittelutoteutuksella arviointikirjoja, joissa on eri määräaika, ne ryhmitellään eri riveille.

Workseedissä opiskelijan arviointikirjaa käyttävät  opiskelija, Diakin opettaja ja harjoittelun ohjaaja. Kaikki osapuolet arvioivat myös harjoittelujakson tavoitteiden täyttymisen harjoittelun lopussa.

Huomaathan, että kaikki osapuolet näkevät opiskelijan arviointikirjaan tekemäsi kommentit, muistiinpanot ja arvioinnit. 

Pääset tarkastelemaan opiskelijan arviointikirjan raporttia Tapahtumat-sivun kautta heti, kun opiskelija on aloittanut arviointikirjan täyttämisen.

Valitse Tapahtumat-sivulla Kaikki opettajat -suodattimesta oma nimesi ja näet omissa nimissäsi olevien opiskelijoiden tilanteen. Alla olevassa kuvassa valitulla opettajalla on PRA1- ja PRA2-harjoitteluissa 1 aloitettu arviointikirja ja HAR8-harjoittelussa 1 aloittamatta oleva arviointikirja. Aloitettuihin arviointikirjoihin pääsee käsiksi klikkaamalla Aloitetut-sarakkeesta numeroa.

Jos et jaksa suodattaa, voit myös käyttää pelkkää hakukenttää ja hakea esimerkiksi opiskelijan nimellä.

Kun opiskelija on aloittanut arviointikirjan tekemisen, Raportti-painike muuttuu silloin aktiiviseksi, mikä tarkoittaa, että opettaja pääsee seuraamaan opiskelijan etenemistä. Jos Raportti-painike on valkoinen, opiskelija ei ole aloittanut arviointikirjan täyttämistä.

Arviointikirjassa voit kommentoida esimerkiksi opiskelijan asettamia henkilökohtaisia osaamistavoitteita. Opiskelijan asettamia osaamistavoitteita ei Workseedissä erikseen hyväksytä, ja opiskelija voi muokata niitä missä vaiheessa harjoittelua tahansa.

Osaamistavoitteiden alla on Muistiinpanot-kenttä, jota voi käyttää esimerkiksi arviointikeskustelun sopimiseksi. Kun joku osapuoli tekee muistiinpanon, muut saavat siitä ilmoituksen sähköpostilla.

Raporttisivun viimeisenä osiona on vihreällä huomiovärillä merkitty arviointiosio, jonka opettaja täyttää harjoittelun päättyessä tai sen loppupuolella. Arviointi tehdään osaamistavoitekohtaisesti hyväksytty/hylätty-asteikolla, ja jokaisen osaamistavoitteen yhteydessä on mahdollisuus antaa myös sanallista palautetta. Näet jälleen tummennetulla opsin mukaisen tavoitteen ja sen alla vaaleammalla opiskelijan oman osaamistavoitteen. Lopuksi voit antaa vielä vapaamuotoista palautetta.

Mikäli sinulla on tarvetta antaa opiskelijalle sellaista palautetta, jota et toivo harjoittelun ohjaajan näkevän, sinun täytyy antaa se opiskelijalle muulla tavoin kuin Workseedin kautta.

Harjoittelun päättyessä opettajan viimeinen toimi Workseedissä on merkitä opiskelijan arviointikirja valmiiksi.

Ennen kuin merkitset arviointikirjan valmiiksi, tarkista, että opiskelija on tehnyt oman arviointinsa, harjoittelun ohjaaja on hyväksynyt opiskelijan viikottaisen työajanseurannan ja tehnyt oman arviointinsa ja että opiskelija on tehnyt vaaditun määrän tunteja. Opiskelijan tekemä kokonaistuntimäärä näkyy arviointikirjan oikeassa ylälaidassa opiskelijan tietojen alla (merkinnällä Kokonaisaika).

Tarkista työajanseurannasta myös, että opiskelija ei ole merkinnyt sairaspäiville työaikaa (eli sairaspoissaoloriveillä on 0 h) ja että Muu harjoitteluun laskettava työaika -merkinnällä ei ole tunteja yli sallittua määrää.

Jos opiskelijalla on jäänyt työajanseurantaan tyhjiä eli ylimääräisiä viikkoja, joiden alla näkyy 0 h, hyväksy ne viikon alla olevasta Hyväksy-painikkeesta.

Tämän jälkeen voit arviointikirjan oikeasta alalaidasta painaa Merkitse valmiiksi.

Jos järjestelmä huomauttaa,  että harjoite on kesken eikä opiskelija ole vielä merkinnyt sitä tehdyksi, tarkista vielä kertaalleen, että opiskelija on tehnyt oman arviointinsa ja että harjoittelun ohjaaja on hyväksynyt opiskelijan tunnit ja tehnyt arviointinsa. Jos nämä on tehty, voit merkitä arviointikirjan valmiiksi, vaikka opiskelija ei ole merkinnyt sitä tehdyksi.

Jos järjestelmä huomauttaa, että harjoitteessa on hyväksynnän vaativia tehtäviä, tarkista, että olet hyväksynyt työajanseurannan tyhjät viikot, joiden alla lukee 0 h.

Jos järjestelmä huomauttaa, että arviointeja puuttuu, tarkista, että olet liukusäätimellä arvioinut jokaisen arvioitavan kohdan ja että myös opiskelija on arvioinut omat kohtansa. Huom. opettaja voi teknisesti merkitä arviointikirjan  valmiiksi, vaikka harjoittelun ohjaaja ei olisi tehnyt omaa arviointiaan.

Opettajan Merkitse valmiiksi -merkintä lukitsee arviointikirjan muilta osapuolilta, eli sen jälkeen opiskelija tai harjoittelun ohjaaja eivät voi enää käydä tekemässä merkintöjä arviointikirjaan.

Näet  arviointikirjalla opiskelijan työajan seurannan. Pääset lukemaan opiskelijalle näkyvät työajan seurannan ohjeet klikkaamalla Näytä artikkeli:

Opiskelijan harjoittelun ohjaaja hyväksyy opiskelijan tunnit Workseedissä. Opiskelija käyttää merkintää Muu harjoitteluun laskettava työaika sellaisille tehtäville, joista koulutusalalla on yhteisesti sovittu, että ne saa laskea mukaan harjoittelun kokonaistunteihin. Opiskelijaa on ohjattu Workseedissä niin, että Diakin opettaja tarkistaa näiden tuntien määrän harjoittelun päättyessä, eli harjoittelun ohjaaja ei ole vastuussa näiden tuntien oikeellisuudesta.

Sairaslomapäivien tunteja ei lasketa mukaan harjoittelun kokonaistuntikertymään.

Harjoittelun ohjaajan tulee hyväksyä jokainen viikko erikseen. Jos ohjaaja on hyväksynyt viikon mutta tunneissa huomataan vielä virhe,  hyväksyntä täytyy purkaa. Ohjaaja voi purkaa hyväksynnän oman kirjautumislinkkinsä kautta roskapöntön kuvasta. Jos ohjaaja on estynyt, Diakissa pääkäyttäjät voivat purkaa ohjaajan hyväksyntiä. Ole siis tarvittaessa yhteydessä Heidi Grundströmiin, Mari Niemiseen (sosiaaliala) tai Sabina Hentilään (terveysala). Diakin opettaja ei voi  purkaa ohjaajan tekemää hyväksyntää.

Jos opiskelija merkitsee arviointikirjan tehdyksi ennenaikaisesti tai jos itse merkitset arviointikirjan valmiiksi ennen kuin kaikki osapuolet ovat tehneet arviointinsa, voit palauttaa arviointikirjan keskeneräiseksi.

Kun palautat arviointikirjan keskeneräiseksi, opiskelija pääsee jatkamaan sen täyttämistä ja myös harjoittelun ohjaaja voi tarvittaessa esim. täydentää arviointiaan.

Etsi arviointikirja Tapahtumat-sivulla esimerkiksi valitsemalla oma nimesi opettajat-valikosta ja hakemalla opiskelijan nimellä (alla olevassa kuvassa opiskelijan "nimi" on 74294). Esimerkissä opiskelijan arviointikirja on valmis-tilassa, joten se näkyy Valmiit-sarakkeessa. Klikkaa numerosta.

Sinulle aukeaa uusi näkymä, josta pääset avaamaan arviointikirjan raportin.

Arviointikirjan raportti aukeaa. Paina oikeassa alareunassa olevaa Palauta keskeneräiseksi -painiketta, minkä jälkeen arviointikirja on palautettu keskeneräiseksi.

Vaihtoehtoisesti voit ottaa arviointikirjan muokkaustilaan ja palauttaa sen keskeneräiseksi avautuvista asetuksista:

Diakissa on käytössä arviointikirjojen automaattinen julkaisu, eli 4 kk ennen harjoittelutoteutukselle MyDiakissa merkittyä alkupäivämäärää Workseed julkaisee toteutuksen opiskelijoille arviointikirjan. Tällöin arviointikirjan määräajaksi muodostuu harjoittelutoteutuksen MyDiakiin merkitty päättymispäivämäärä. Opiskelija siis näkee omassa Workseed-näkymässään arviointikirjan määräaikana harjoittelutoteutuksen päättymispäivämäärän, ei omaa todellista harjoittelun päättymispäiväänsä.

Arviointikirjan määräaikaa ei tarvitse muuttaa, vaikka opiskelijan harjoittelu kestäisikin pidempään kuin MyDiakiin merkittyyn harjoittelun päättymispäivään asti. Opiskelija voi täyttää arviointikirjaansa aivan normaalisti määräajan jälkeen. Jos kuitenkin opiskelijalle halutaan muuttaa arviointikirjan määräaika, sen voi tehdä jälleen Tapahtumat-sivun kautta.  

Tapahtumat-sivulla valitse opettajaksi itsesi ja hae opiskelija näkyviin haluamallasi tavalla: voit esimerkiksi kirjoittaa opiskeljan nimen hakukenttään.

Workseed näyttää kaikki kyseiselle opiskelijalle julkaistut arviointikirjat. Klikkaa joko numeron kohdalta (tämä opiskelija on jo aloittanut arviointikirjan täyttämisen ja siksi numero on Aloitetut-sarakkeessa) tai vasemmasta laidasta harjoittelun nimen kohdalta.

Avautuvasta näkymästä ruksita opiskelijan arviointikirja ja paina muokkaa.

Harjoitteen asetukset avautuvat. Aloitusaikana näkyy se hetki, kun opiskelijalle on automaattisesti luotu arviointikirja siirrossa MyDiakista Workseediin ja määräaikana on harjoittelutoteutukselle MyDiakiin merkitty päivämäärä. Klikkaa määräajasta ja pääset valitsemaan uuden määräajan opiskeijalle. Tämä päivämäärä päivittyy opiskelijan näkymään. Klikkaa lopuksi Tallenna.

Opiskelijalle julkaistaan Workseediin harjoittelun ensimmäinen arviointikirja automaattisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että kun opiskelijan harjoittelun alkuun on noin 4 kuukautta, hän näkee harjoittelunsa arviointikirjan Workseedissä.

Jos opiskelija vaihtaa harjoittelupaikkaa kesken harjoittelun (eli suorittaa samaa harjoittelujaksoa useammassa kuin yhdessä paikassa), opettaja julkaisee hänelle arviointikirjan uudelleen eli julkaisee hänelle toisen arviointikirjan toista harjoittelupaikkaa varten. Toisen arviointikirjan voi julkaista missä vaiheessa tahansa. Tämä tehdään Opintojaksot-sivulta.

Opintojaksot-sivulla on Valitse koulutus -suodatin, josta voit valita, mihin koulutukseen kuuluvia harjoittelujaksoja haluat näkyviin.

Valitse haluamasi koulutus ja sen jälkeen klikkaa oikeaa harjoittelujaksoa. Sivun alareunaan tulevat näkyviin harjoittelujaksoon sisältyvät harjoitteet. Klikkaa arviointikirjan kohdalta Julkaise.

Julkaisun muokkausvalikko aukeaa (alla oleva kuva). Valitse Ryhmä-kohdasta (1) Kaikki opiskelijat, ja sen jälkeen Henkilöt-kohdasta (2) aukeavaan hakuun ala kirjoittaa sen opiskelijan nimeä, jolle täytyy julkaista toinen arviointikirja. Kun valitset opiskelijan, hänen rivinsä muuttuu siniseksi. Voit valita useamman opiskelijan kerralla.

Julkaisun kesto -kohdassa (3) määrität, millainen määräaika opiskelijalla näkyy arviointikirjassa, kun hän kirjautuu Workseediin. Oletuksena on viikko, mutta tällöin opiskelijalle näkyvä määräaika on tasan viikon päästä. (Määräajan jälkeen arviointikirja näkyy opettajan Tapahtumat-näkymässä viivästyneenä, mutta se ei estä opiskelijaa täyttämästä arviointikirjaa.) Julkaisun kesto -kohdassa kannattaa valita Valitse päivämäärä ja valita päivämääräksi harjoittelun toteutuksen loppupäivämäärä, jonka näet MyDiakista. Myös automaattisesti julkaistuissa arviointikirjoissa (eli opiskelijan harjoittelun ensimmäisessä arviointikirjassa) näkyy määräaikana harjoittelun toteutuksen loppupäivämäärä.  

Klikkaa vielä lopuksi Julkaise (4).

Julkaise-painiketta klikattuasi aukeaa alla oleva ilmoitus, johon voit valita Kyllä, harjoitteluohjaajan tiedot lisätään myöhemmin.

Järjestelmä varmistaa vielä, haluatko julkaista harjoitteen uudelleen, jolloin opiskelija tekee sen toistamiseen vai julkaista harjoitteen uudelleen ja korvata aiemmat harjoitteet. Valitse Haluan julkaista harjoitteen uudelleen, jolloin osa opiskelijoista tekee sen toistamiseen.

Nyt opiskelijalle on julkaistu uusi arviointikirja harjoittelun jatkamiseksi toisessa harjoittelupaikassa. Opiskelija täyttää uuden arviointikirjan samalla tavalla kuin ensimmäisenkin ja lisää sinne uuden harjoittelun ohjaajansa tiedot.

Huom. toinen arviointikirja täytyy julkaista myös sellaisissa tapauksissa, että opiskelijalta on jäänyt vaikkapa syksyllä 2023 harjoittelu kesken ja hänet on ilmoitettu uudelleen kevään 2024 toteutukselle, jotta harjoittelu voidaan tehdä loppuun. Workseed ei julkaise automaattisesti samaan harjoitteluun kuuluvaa arviointikirjaa, joten opettajan täytyy julkaista se manuaalisesti.

Koska Workseed otettiin käyttöön Diakissa elokuussa 2023, kevään 2023 tai aiemman lukukauden harjoittelun ilmoittautumislistalla oleva opiskelija ei näe Workseedissä arviointikirjaa.

Jos opiskelija on aloittanut harjoittelun keväällä 2023 tai aiemmin ja harjoittelu on jäänyt kesken, opiskelija suorittaa harjoittelun loppuun Diakin nettisivuilta löytyvien tavoite- ja arviointilomakkeiden avulla. Tällaisessa tilanteessa opiskelijaa ei siis siirretä kuluvan lukukauden harjoittelun ilmoittautumislistalle MyDiakissa.

Tavoite- ja arviointilomakkeet arkistoidaan kevään 2023 käytännön mukaan eli opiskelija lähettää ne lehtorille ja opintotoimistoon, joka hoitaa arkistoinnin Dynastyyn.

Jos kyseessä on pieni rästi, jonka opiskelija voi lehtorin ja harjoittelupaikan kanssa sopimalla suorittaa toisen harjoittelun yhteydessä, hän voi merkitä rästitunnit Workseediin kyseisen, alkavan harjoittelun arviointikirjaan. Jokaisen harjoittelun arviointikirjassa on opiskelijan täytettävänä kohta: Harjoittelun laajuus opintopisteinä ja kokonaistuntimäärä (1 op = 27 h). Kerro tässä myös, jos suoritat aiemmasta harjoittelusta jääneen rästin sovitusti tämän harjoittelun yhteydessä.

Syyslukukaudesta 2023 lähtien harjoittelutoteutukselle hyväksytylle opiskelijalle on tullut Workseediin arviointikirja näkyviin. Jos opiskelija ei mennytkään harjoitteluun syksyllä, arviointikirja jää silti näkyviin Workseediin.

Kun opiskelija myöhemmin menee kyseiseen harjoitteluun, hänet tulee ilmoittaa MyDiakissa sen lukukauden harjoittelutoteutukselle, jolloin hän tosiasiallisesti aloittaa harjoitteluun. Jos harjoittelu on jäänyt rästiin vaikkapa syksyltä 2023 ja opiskelija menee harjoitteluun keväällä 2024, opiskelija lähettää opintotoimistoon ja kopiona opolleen sähköpostiviestin, jossa pyytää lisäämään itsensä kuluvan lukukauden harjoittelutoteutukselle. Opintotoimisto lisää opiskelijan kuluvan lukukauden toteutukselle ja hyväksyy ilmoittautumisen. Kun opiskelija on ilmoitettu kuluvan lukukauden harjoittelun toteutukselle MyDiakiin, hänelle tulee seuraavaan aamuun mennessä arviointikirja näkyviin Workseedissä. Workseed synkronoi tiedot MyDiakista kerran vuorokaudessa. Tarvittaessa pääkäyttäjät voivat synkronoida tiedot myös manuaalisesti.

Tällaisissa tapauksissa, joissa Workseediin on jo julkaistu arviointikirja aiemman (syksyn 2023) ilmoittautumisen perusteella, ei opiskelijan lisääminen kevään 2024 toteutuksen listalle MyDiakissa enää julkaise hänelle uutta arviointikirjaa Workseediin. Workseed katsoo, että opiskelijalla on jo samaan harjoitteluun olemassa arviointikirja, eikä näin ollen tee "tuplajulkaisua". Opiskelijan arviointikirja näkyy Workseedissä sekä hakemalla syksyn 2023 toteutuksen että kevään 2024 toteutuksen arviointikirjat. Arviointikirjan määräaika on kuitenkin syksyn 2023 toteutuksen mukainen. Määräajan voi käydä muuttamassa ohjeen mukaan (Arviointikirjan määräajan muuttaminen).

Sosiaali- ja terveysalan harjoitteluissa ei enää tehdä erillisiä Diakin ja harjoitteluorganisaation välisiä sopimuksia harjoittelusta työsuhteessa.

Jos opiskelija suorittaa harjoittelua työsuhteessa, hän kirjaa työsopimuksessaan olevan tehtävänimikkeen omaan arviointikirjaansa Ennen harjoittelua -osioon (esimerkiksi sairaanhoitajaopiskelija). Ohjauskeskustelussa opiskelijan ja harjoittelun ohjaajan kanssa voidaan vielä tarkistaa, että tehtävänimike on kirjattu oikein. Työsopimusta ei tarvitse pyytää näytille asian vahvistamiseksi.

Liitteitä pyydetään ainoastaan terveysalalla niissä tapauksissa, kun opiskelija suorittaa harjoittelua työsuhteessa eikä hänellä ole nimettyä ohjaajaa, joka hyväksyisi opiskelijan työtunnit ja tekisi arvioinnin Workseedissä.

Terveysalan harjoitteluiden arviointikirjoissa on Työajan seuranta -osiossa viikkojen alla kohta, johon opiskelija voi ladata liitteitä (Mahdolliset liitteet harjoittelusta työsuhteessa). Ohjeteksti on: Jos suoritat harjoittelun työsuhteessa eikä sinulla ole harjoittelun ohjaajaa, joka hyväksyy työtuntisi ja tekee arvioinnin Workseedissä, liitä tähän kopio tehdyistä työtunneista sekä työtodistuksesta, jossa on arviointi. Voit lisätä useita liitteitä. Kun olet liittänyt oikeat liitteet, paina Pyydä hyväksyntä. Jos sinulle on nimetty harjoittelun ohjaaja, joka hyväksyy työtuntisi ja tekee arvioinnin Workseedissä, älä liitä tähän kohtaan mitään.

Jos opiskelija liittää tuohon kohtaan liitteitä, avaa ja tarkista ne. Jos liitteet ovat kunnossa, paina Hyväksy:

Hyväksymisen jälkeen opiskelija ei voi enää muokata liitteitä eli ne jäävät arviointikirjan liitteeksi.

Jos hyväksyt liitteet vahingossa liian aikaisin, voit purkaa hyväksynnän roskapöntön kuvasta painamalla, minkä jälkeen opiskelija voi muokata liitteitä.

Jos opiskelijan harjoittelu hylätään, opettajan tulee kuitenkin merkitä arviointikirja valmiiksi, jotta se ei jää roikkumaan aloitettu-tilaan.

Jotta voit opettajana merkitä arviointikirjan valmiiksi, sinun täytyy arviointikirjan alareunan Arviointi-osiosta merkitä opiskelijan tavoitteet hylätyksi ja kirjata niihin kirjallinen palaute, esim. "Harjoittelu on hylätty". Harjoittelun hylkäyksen syy kannattaa myös kirjata aivan alimmaksi tekstikenttään ("Opiskelijan ammatillinen osaaminen, edistyminen, vahvuudet ja kehittymistarpeet").

Muista, että kaikki, mitä kirjaat arviointikirjaan, on kaikkien osapuolten nähtävissä.

Workseediä ei käytetä kansainvälisissä harjoittelussa. Kansainvälisissä harjoitteluissa noudatetaan samaa prosessia kuin aiemminkin.

Saat oletuksena päivittäisen koontiviestin "omien" opiskelijoidesi tärkeimmistä tapahtumista.

Näitä voivat olla esim.

• Opiskelija on merkinnyt henkilökohtaiset osaamistavoitteensa valmiiksi
• Harjoittelun ohjaaja on kommentoinut opiskelijan tavoitteita
• Harjoittelun ohjaaja tai opiskelija on kirjoittanut Muistiinpanot-kohtaan
• Opiskelija on merkinnyt koko arviointikirjan valmiiksi

Voit muokata sähköpostiin tulevia ilmoituksia Tapahtumat-sivulla. Tapahtumat-sivulla oikeassa reunassa on Viimeaikaiset toiminnot -osio. Valitse Käytä suodattimia ja paina rattaan kuvaa.

Avautuvasta näkymästä pystyt muokkaamaan sekä Viimeaikaiset toiminnot -osiossa näkyviä tapahtumia että päivittäisiin koostesähköposteihin tulevia tapahtumia toimijakohtaisesti (opiskelija, opettaja, harjoittelun ohjaaja). Esimerkiksi jos haluaisit saada sähköposti-ilmoituksia vain siitä, kun opiskelija merkitsee henkilökohtaiset oppimistavoitteet tehdyiksi, ottaisit ruksit kaikista muista kohdista pois. Kokeilemalla selviää todennäköisesti parhaiten, mitkä ilmoitukset ovat tärkeimpiä saada.

Jos et halua saada sähköposti-ilmoituksia laisinkaan, voit myös ottaa ne pois päältä Workseedissä aivan sivun oikeassa yläkulmassa klikkaamalla oletusprofiilikuvaketta.

Tilin asetukset -kohdassa ota ruksi pois kohdasta "Vastaanota sähköposti-ilmoituksia opiskelijoiden toiminnoista".

Samalla sivulla voit lisätä itsellesi profiilikuvan ja vaihtaa oletusnäkymää eli sitä Workseedin sivua, joka sinulle avautuu heti kirjautumisen jälkeen.

Löydät Screenstepsistä Workseed-ohjeet myös opiskelijoille suomeksi ja englanniksi. 

Opiskelijan ohjeissa on opastettu mm.

• oppimispaikan tietojen lisääminen arviointikirjalle
• työelämän harjoittelun ohjaajan vaihtaminen arviointikirjalla
• osaamistavoitteiden tekeminen
• työajan seurannan täyttäminen
• harjoittelupaikan vaihtaminen eli uuden arviointikirjan julkaisun pyytäminen ohjaavalta Diakin opettajalta

Harjoittelun ohjaajien ohjeet ovat myös saatavilla Screenstepsissä (opiskelijan ohjeissa). 

Workseed on myös tuottanut omat ohjeensa ohjaajille, ja näissä ohjeissa on myös mukana video.