Jos haluat ajoittaa uuden kokouksen, mene Zoom-tilillesi osoitteessa diak-fi.zoom.us, ja klikkaa "Schedule a meeting" oikealta ylhäältä.

Pääset seuraavalle sivulle, ohjeet kuvan alapuolella.

Kirjoita (1) tapahtuman otsikko (topic) ja kuvaus (description), joiden haluat näkyvän osallistujille. Kertaluontoisille tapahtumille, (2) valitse päivämäärä ja aloitusaika, ja aseta kokouksen kesto.

(3) Toistuva kokous (recurring meeting): Valitse toistuva kokous, mikäli samaa kokousta (ja kokouslinkkiä) on tarkoitus käyttää jatkuvasti, ja valitse kokouksen toistuvuus. Valitse Recurring meeting > Recurrence: "No Fixed Time", jotta huone on aina saatavilla, eikä sidottu tiettyihin ajankohtiin.

(4) Rekisteröityminen: Valitse "Required", jos haluat että osallistujat joutuvat rekisteröitymään erikseen kokoukseen. Kun tallennat kokouksen, suoran kutsulinkin tilalle tulee rekisteröitymislomakkeeseen johtava linkki. Voit jakaa linkkiä mahdollisille osallistujille, ja lomakkeen täytettyään he saavat yksilöllisen linkin kokoukseen. Zoom mahdollistaa järjestäjälle sekä rekisteröintilomakkeen muokkaamisen, että osallistujien manuaalisen hyväksymisen tarvittaessa.

(5) Kokouksen numero ja pääsykoodi (Meeting ID ja Passcode): Valitse, haluatko luoda kokouksen uudella ID-numerolla (turvallisempaa), vai käyttää henkilökohtaista kokous-ID:tä. Voit vaihtaa pääsykoodin johonkin helpommin muistettavaan (esim. minunkurssini, YHT876, jne.), ja sen kannattaa olla korkeintaan 10 merkkiä pitkä. Osallistujat, joilla on kokoukseen liittymislinkki, eivät yleensä pääsykoodia tarvitse, mutta jotkin laitteet kuten puhelimet tai iPadit saattavat vaatia sen liittyessä.

(6) Odotushuone: Jos laitat odotushuoneen päälle, host (järjestäjä) tai co-host joutuvat päästämään osallistujat erikseen sisään. Kun osallistujat menevät kutsulinkistä kokoukseen, heille tulee ilmoitus, jossa pyydetään odottamaan kokoukseen päästämistä. Host puolestaan näkee ilmoituksena, minkä nimisiä henkilöitä odottaa sisäänpääsyä. Näin host voi paremmin hallita, kuka pääsee kokoukseen.

(7) Video: Osallistujat ja host liittyvät kokoukseen kamerat oletuksena pois päältä, mutta tätä voidaan muuttaa.

(8) Kokousasetukset: "Allow participants to join ... before start time" -kohdasta voit muuttaa, kuinka kauan ennen kokouksen alkamisaikaa osallistujien on mahdollista päästä kokoukseen. Tämä asetus ei toimi, jos "odotushuone" on käytössä. Jos valitset "Mute participants upon entry", osallistujilla on mikrofoni pois päältä liittyessään kokoukseen.

(9) Vaihtoehtoiset hostit: Jos teet kokousta toisen puolesta, tai jos jonkun muun täytyy aloittaa tai hallinnoida kokousta, kirjoita yhden tai useamman Diakin henkilön nimi tai sähköpostiosoite "Alternative hosts" kenttään. Vaihtoehtoinen host voi aloittaa kokouksen ja toimia hostina, jos kokouksen järjestäjä ei ole paikalla.

Kun olet laittanut kokouksen asetukset kuntoon, paina (10) Save-nappia.

Seuraavalla sivulla näet kutsulinkin (Invite link), jonka voit lähettää kokouksen osallistujille (tai Registration link, mikäli valitsit rekisteröitymisen). Voit klikata "Copy Invitation" (1) kopioidaksesi kaikki kokouskutsuun liittyvät tiedot, ja liittää viestiin osallistujille, tai vaihtoehtoisesti vain lähettää kokouksen ID-numeron, pääsykoodin ja kutsulinkin. Tällä sivulla voit myös luoda etukäteen Poll-kyselyn (2) monivalintakysymyksillä, jonka voit jakaa kokouksessa, tai Survey-palautekyselyn (3), jonka osallistujat voivat täyttää kokouksen jälkeen. Jos olet valinnut "Registration required" kokousta tehdessä, voit tämän sivun alalaidassa myös räätälöidä rekisteröintiä.

Zoom-sovelluksessa voit ajoittaa kokouksen painamalla Schedule-nappia aloitussivulla, jonne pääsee ylälaidan "Home"-painikkeesta.

Huomaa, että jotkin ajoitustoiminnot ovat saatavilla vain Zoom-verkkosivulla kokousta luotaessa (esim. kyselyt).