Aloita kokous joko napsauttamalla kokouksen aiheen vieressä olevaa Start-painiketta diak-fi.zoom.us/meeting, avaamalla kokouksen kutsulinkki tai napsauttamalla Diaklen ”Start meeting” -painiketta. Kun liityt kokoukseen kirjautuneena kokouksen luoneelle tilille sinut lisätään automaattisesti kokoukseen sen ylläpitäjänä. 

Kokouksen ylläpitäjänä voit määrittää rooleja (esim. rinnakkaisylläpitäjiä eli co-hostit) muille kokoukseen osallistujille. Jokaisessa kokouksessa voi olla vain yksi ylläpitäjä, mutta voit lisätä kuitenkin useita rinnakkaisylläpitäjiä. Rinnakkaisylläpitäjillä on lähes samat oikeudet kuin varsinaisella ylläpitäjällä, lukuun ottamatta mahdollisuutta päättää kokous ja uusien rinnakkaisylläpitäjien määrittäminen (lisätietoja Zoomin omassa oppaassa). 

Ylläpitäjä voi päättää kokouksen painamalla punaista "End"-painiketta (1) näytön oikeassa alakulmassa. Ylläpitäjät ja rinnakkaisylläpitäjät voivat käyttää myös ominaisuuksia, jotka eivät ole osallistujien käytettävissä, kuten Polls ja Breakout Rooms -toiminnot. 

Ylläpitäjien ja rinnakkaisylläpitäjien yleisimmin käyttämät ominaisuudet Zoom-kokouksen aikana ovat:  

(2) View: Näytön oikeassa yläkulmassa olevan näkymävalikon avulla voit vaihtaa kameranäkymiä näytöllä. Gallerianäkymässä näkyy useita (enintään 49) osallistujakameroita vierekkäin. ”Speaker view” näyttää osallistujan valokeilassa tai kiinnitettynä näytön keskelle. ”Immersive view” näyttää osallistujat vierekkäin jaetussa virtuaalisessa taustassa. (Katso opastusvideo täältä englanniksi)

(3) Security valikko: Suojausvalikossa voit nopeasti muokata kaikkien osallistujien oikeuksia kerralla, esimerkiksi poistaa mikrofonin ja/tai näytön jakamisen oikeudet ja jopa keskeyttää kaikkien osallistujien toiminnan tilapäisesti. Suurissa istunnoissa nämä komennot saattavat säästää aikaa ja helpottaa kokouksen järjestämistä. Valitsemalla "Lock meeting" voit estää uusien osallistujien liittymisen kokoukseen.

(4) Participants: Avaa Participants-välilehti valitsemalla ”Participants”, jossa voit määrittää rinnakkaisylläpitäjien oikeuksia (1) osallistujien osalta, jotka auttavat sinua istunnon koordinoinnissa, ja (2) nimetä osallistujia uudelleen siirtämällä hiiren nimien päälle ja klikkaamalla "More>". Participants -välilehdessä näet myös kaikki osallistujat, joilla on kamerat ja mikrofonit päällä, ja voit (3) mykistää heidät tarvittaessa. (Katso opastusvideo täältä. englanniksi)

(5) Polls: Luo ja/tai käynnistä aiemmin luotuja kyselyjä kokouksen aikana (Polls). Kun käynnistät kyselyn, kysymykset näytetään osallistujille ponnahdusikkunassa. Kun lopetat, voit jakaa tulokset osallistujien kanssa, jotka näkevät ne keskitetysti yhdessä ponnahdusikkunassa. (Katso opastusvideo täältä englanniksi)

(6) Chat: Avaamalla chat-välilehden voit lähettää viestejä kaikille kokouksessa oleville tai yksittäisille osallistujille. Valitse viestin vastaanottaja napsauttamalla ”To:” ruudun vieressä olevaa ruutua. Yksityisviestit eivät näy kokouksen tallenteessa. Voit myös ladata tiedostoja keskusteluun napsauttamalla asiakirjakuvaketta. Muut kokouksen osanottajat voivat jakaa keskusteluun ladattuja tiedostoja.

(7) Share screen (Jaa näyttö): Näytön jakaminen on oletusarvoisesti myös osallistujien käytettävissä. Jotta voit nähdä chatin näytönjakamisen aikana, avaa kokousvalikko viemällä hiiren osoitin vihreän "You are screen sharing" -merkin päällä ja napsauta chat-painiketta. Keskustelu avautuu ponnahdusikkunana ja pysyy näkyvissä.

(8) Record (Tallennus): Voit tallentaa kokouksen automaattisesti sen ajastamisen yhteydessä, tai voit aloittaa tallennuksen missä tahansa vaiheessa kokousta käyttämällä Record-toimintoa. Vain ylläpitäjä ja rinnakkaisylläpitäjät voivat aloittaa tallennuksen Zoomissa. Antaaksesi tallentamisoikeuden osallistujille siirry Participants-valikon ylle, etsi osallistujan nimi, klikkaa "More >" ja "Allow to record local files".

• Record to the cloud (Pilvitallennus): Jos haluat jakaa tallennuksen muiden kanssa, tämä vaihtoehto on varsin hyödyllinen. Tallennustiedosto tallennetaan Zoom-pilvipalveluun, josta se voidaan löytää osoitteesta diak-fi.zoom.us/recording. Etsi jakolinkki painamalla "Share ..." -painikkeen vierestä ja napsauta "Show" "Sharing information" -nimisen valikon vierestä. Voit ottaa käyttöön myös pääsykoodisuojauksen, jos tallenne on yksityinen. Voit jakaa koodin tällöin vain valituille katsojille. Kun napsautat kokouksen aihetta näet, että tallenne loi nauhoituksesta äänitiedoston, chat-tiedoston ja videotiedoston. Voit poistaa chatin tallennuslinkin kaikista tallennuksista poistamalla itse tiedoston. Voit myös jakaa vain äänilinkin, jos haluat käyttää tallennetta esimerkiksi podcastina. "Record to the could" tallentaa Speaker-näkymän, jaetun näyton ja tapaamisen keskustelun.  Katso opetusvideo englanniksi täältä.

• Record on this computer (Nauhoituksen tallennus tietokoneeseen): Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tallentaa kokouksen .mp4 videotiedostoksi. Tätä vaihtoehtoa suositellaan, jos sinun on muokattava tallennusta jälkikäteen tai haluat tallentaa muuta kuin vain Speaker-näkymän ja jaetun näytön. Chat ja muut aktiviteetit tallentuvat erillisinä tiedostoina. Tiedostot tallennetaan oletusarvoisesti tietokoneen Asiakirjat > Zoom kansioon. Jos haluat tallentaa nauhoitukset toiseen kansioon, avaa Zoom-sovellus, siirry asetuksiin (oikean yläkulman rataskuvake), valitse ”Recording”-välilehti, paina "Change" -painike, ja valitse uuden kohdekansion. "Record on this computer" tallentaa ylläpitäjän tai rinnakaisylläpitäjän tarkasteleman näytön, mukaan lukien gallerianäkymän ja PowerPointin kameran taustalla. 

(9) Breakout rooms: Voit jakaa osallistujat pieniin ryhmiin kokouksen aikana. Lisäksi sinulla on mahdollisuus määrittää ryhmien osallistujat manuaalisesti tai automaattisesti. Voit myös antaa osallistujien valita itse oman ryhmänsä. Ylläpitäjänä voit liittyä kaikkiin ryhmiin ja poistua niistä tarvittaessa. Breakout-huoneiden aktiviteetit eivät sisälly tallenteisiin, vain ainoastaan päähuoneen aktiviteetit. Katso opetusvideo englanniksi täältä.

(10) Reactions (Reaktiot): Käytä Reaktiot-ominaisuutta kerätäksesi osallistujilta sanatonta palautetta. Reaktiot-valikon kautta osallistujat voivat pyytää puheenvuoroa, reagoida ”kyllä” tai ”ei”, pyytää hidastamaan tai nopeuttamaan esitystä ja reagoimaan hymiöiden avulla.