1.   Avaa Määritä tapaamisajat -työkalu resurssienhallinnan etusivulla.

2.   Määritä varaukseen liittyvät tiedot Tee varaus-kentässä.:

• Mikäli Tee varaus -alueella ei ole omaa nimeäsi Henkilöt-kentässä, lisää se siihen.
• Jos tarvitset tiettyä tilaa vastaanottaessasi opiskelijoita, hae sekin valmiiksi Tilat-kenttään, niin näet milloin se on vapaana.

3. Valitse haluamasi päivä ja aika siirtymällä kalenterissa haluamaasi kohtaan ja maalaamalla ajankohta kalenterista.

4. Täytä avautuvassa ponnahdusikkunassa tapaamisajan tiedot:

• Varauksen tila: Varmista, että varauksen tilana on Julkaistu, jotta varaus näkyy myös opiskelijoille.
• Aihe: Tapaamisen aihe (lyhyt nimi), näkyy opiskelijalle varattavien aikojen luettelossa.
• Tilat ja välineet: Varaa tapaamiselle haluamasi tila. Jos et käytä varausjärjestelmästä löytyvää tilaa, voit klikata Ulkopuolinen tila ja antaa tilan nimen (esim. "Opon työhuone") avautuvassa kentässä (Aihe).
• Aika: Tarkenna tai korjaa tapaamisaikaa. Ajan voi asettaa itse tai valita kellonaikakenttää klikatessa avautuvasta valikosta.
• Toistuvuus: Voit tehdä kerralla useita samanlaisia varauksia, jotka toistuvat esim. päivittäin tai viikoittain.
• Varattu henkilölle: Varmista, että tässä on oma nimesi (sen lehtorin/ohjaajan nimi, joka ottaa opiskeljoita vastaan).
• Muut osallistujat: Mikäli tapaamiseen osallistuu myös esim. ryhmävastaava, nimeä hänet tässä. Mikäli valitset tapaamisen kohderyhmäksi yksittäiset henkilöt, voit nimetä myös heidät tässä.
  • Huom: Opiskelijoita ei voi hakea suoraan Muut osallistujat-kenttään kirjoittamalla, vain avaamalla Etsi henkilöitä -hakuikkuna (suurennuslasi-kuvake).
• Kustannuspaikka: Mikäli varauksella ei näy kustannuspaikkaa, lisää sinne oman tiimisi kustannuspaikka.
• Tunniste: Jätetään tyhjäksi.
• Ketkä voivat varata tapaamisajalle aikoja: Alasvetovalikosta voi valita haluaako suunnata varauksen määrätyille henkilöille vai ryhmille. Valinnan perusteella näytetään joko Henkilöt- tai Ryhmä-kenttä (ks. kuvat alla). 
  • Valitut henkilöt: tapaamisaika näkyy vain niille opiskelijoille, jotka nimeät erikseen Henkilöt -kentässä.
  • Valittujen ryhmien opiskelijat: tapaamisaika näkyy kaikille niille opiskelijoille, jotka kuuluvat varauksella nimeämiisi opiskelijaryhmiin. Anna saapumisryhmä(t) tässä.
• Maksimi osallistujamäärä: Aina vähintään yksi, sillä mikäli määrää ei aseta, ei tapaamisaikaa voi valita kukaan. Opiskelijat voivat ilmoittautua tapaamiseen niin kauan kuin paikkoja on vapaana.
• Varauksen lisätiedot:
  • Ulkopuoliset osallistujat: Tapaamisaikatoiminto ei ole muiden kuin Diakin opiskelijoiden käytettävissä.
  • Lisätiedot: Ei näy tapaamisajan tiedoissa opiskelijalle.

5. Tallenna varaus.