Työaikasuunnitelmien kokoaminen ja käsittely
Tähän kappaleeseen on koottu koulutuspäälliköiden ohjeet työaikasuunnitelmien kokoamiselle ja käsittelylle.
- Siirry yläriviltä Henkilöt-valikkoon ja valitse Työaikasuunnitelmat.
-
Hae haluamasi työaikasuunnitelma:
- Valitse henkilö
- Valitse kalenterivuosi (tai klikkaa Enemmän valintoja... ja anna muu ajanjakso) ja
- Valitse kategoria (eli käytettävä työaikasuunnitelmapohja, esim. "DIAK TAS 2018")
- Klikkaa Hae
Muista, että suunnittelijan työpöydällä koulutuspäällikkö näkee kaikki lehtorille kiinnitetyt tehtävät, myös Luonnos-tilassa olevat. Lehtori itse näkee vain vähintään Ehdotus-tilassa olevat tehtävät. Muista tarvittaessa avata kaikki tehtävät lehtorille lähettämällä tälle työaikasuunnitelma-pdf tarkistettavaksi (pdf:n lähettäminen muuttaa kaikkien tehtävien tilaksi vähintään Ehdotus).
Tehtäväkokonaisuudet-välilehti
Työaikasuunnitelman etusivulla tallennetaan henkilön suunniteltu vuosityöaika eli valitulle ajanjaksolle tehty suunnitelma työajan jakautumisesta työaikasuunnitelman pääotsikoittain (tehtävätyypit).
Ks. suunnitelman tallentamisesta erillinen ohje (1. Työajan käytön suunnittelu).
Tehtävät-välilehti
Tehtävät-välilehdelle näkyvät henkilön työaikasuunnitelmaan liitetyt tehtävät eriteltynä:
-
Toteutuksiin kiinnitetty työ (välilehden yläosa)
- Toteutuksen tunnusta klikkaamalla pääsee ko. toteutuksen tarkempiin tietoihin.
-
Muut työt tehtävätyypeittäin (vasemmalla toteutuksiin kiinnitetyn työn alapuolella)
- Klikkaamalla tehtävän nimeä pääset muokkaamaan ao. Muut työt -tehtäväpaketin tietoja.
- Yhteenveto (oikealla toteutuksiin kiinnitetyn työn alapuolella)
Tehtäviä voi muokata joko Tehtävät-välilehden kautta tai vuosisuunnittelussa (ks. 2. Tehtävien tallentaminen työaikasuunnitelmaan).
Vapaajaksot ja lisätiedot - välilehti
Välilehdellä näkyvät sellaiset henkilölle valitulle ajanjaksolle sovitut vapaajaksot ja muut poissaolot, jotka on haluttu merkitä työaikasuunnitelmaan (tulostuvat myös työaikasuunnitelma-pdf:ään). Lehtorit eivät pääse lisäämään tai muokkaamaan vapaajaksotietoja.
Kun haluat lisätä työaikasuunnitelmaan sovittun vapaan/poissaolon:
- klikkaa Valitse olemassa olevista vapaajaksoista ja valitse haluamasi TAI
- syötä sivulla näkyviin kenttiin vapaan/poissaolon alku- ja loppupäivämäärät, tarvittava lisätieto (esim. "vapaajakso" tai poissaolon syy) ja klikkaa Lisää.
Kustannuspaikkaerittely-välilehti (vain suunnittelijan työpöytä)
Välilehdellä näkyvät lehtorin työaikasuunnitelmaan kiinnitettyjen tehtävien työtunnit kustannuspaikoittain. Sivulla on myös helppo tarkistaa, onko työaikasuunnitelmassa tehtäviä, joilta kustannuspaikkatieto vielä puuttuu (Tuntien summa, kustannuspaikka puuttuu).
Tehtävien kustannuspaikkatietoja voi päivittää mm. Tehtävät-välilehden kautta valitsemalla Muokkaa taulukossa.
Hyväksyminen-välilehti (vain suunnittelijan työpöytä)
Hyväksyminen-välilehdellä lähetetään lehtorille pdf-muotoinen työaikasuunnitelma tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi.
Välilehdellä näkyvät valittua ajanjaksoa koskevat, lehtorille aiemmin lähetetyt työaikasuunnitelma-pdf:t (arkisto) ja niiden käsittelyssä läpikäydyt vaiheet. Arkistoiduista pdf:stä näet aina käsittelypäivämäärän, käsittelijän (esim. koulutuspäällikkö tai lehtori), työaikasuunnitelman tilan ja mahdolliset käsittelyyn liitetyt kommentit.
Ks. erillinen ohje 3. Työaikasuunnitelman hyväksymisen vaiheet.
Seuranta-välilehti (vain suunnittelijan työpöytä)
Välilehdellä on työaikasuunnitelman tapahtumaloki. Täältä voit tarkistaa työaikasuunnitelmalle tehdyt muutokset, niiden päivämäärän ja tekijän.
Tehtäväsuunnitelmaan tallennetaan henkilön kauden suunniteltu henkilöresurssin käyttö. Tehtäväsuunnitelmasta syntyy tieto siitä mikä on henkilön suunniteltu vuosityöaika.
Suunnittelijan työpöytä → Henkilöt → Työaikasuunnitelma
- Hae haluamasi työaikasuunnitelma
- Tallenna työaikasuunnitelman Tehtäväkokonaisuudet-välilehdelle valitulle ajanjaksolle suunniteltu työaika, huomioiden työajan jakautuminen Tehtävätyyppien alle.
- Tallenna suunniteltu työajan käyttö klikkaamalla Tallenna.
Tallennettu työajan suunnitelma näkyy välilehden alaosassa graafisena piirakkakaaviona.
Työajan jakautumisen suunnitelman tallentamatta jättäminen ei estä tehtävien liittämistä työaikasuunnitelmaan tai työaikasuunnitelman hyväksymistä. Se on kuitenkin ainoa tieto, joka lehtorilla on tulevan kalenterivuoden työajasta ennen työaikasuunnitelman pdf-version lähettämistä tarkistettavaksi, joten suunnitelman tekeminen voi olla hyödyllistä.
Lehtorille voi lisätä uuden toteutuksen vain vuosisuunnittelun kautta.
Vuosisuunnittelun perusnäkymässä toteutuksia käsitellään yksi kerrallaan. Toteutusten hallinnassa pääset massamuokkauksella lisäämään tehtäviä usealle toteutukselle kerrallaan.
Opiskelijapalvelut luo opetuksen toteutukset. Jos sinun tarvitsee kuitenkin jostain syystä luoda uusi toteutus, ks. ohjeet Vuosisuunnittelu - toteutussuunnitelmat.
Vuosisuunnittelun perusnäkymä
-
Hae haluamasi toteutukset, esimerkiksi OPS:t-välilehden avulla
- Kaikki opetussuunnitelmat on kiinnitetty Koulutus-yksikköön (vuosisuunnittelun vasen yläkulma)
- Valitse näytettävä ajanjakso, haluamasi opetussuunnitelma, ajoitussuunnitelma ja klikkaa Lataa OPS:n koulutus.
- Sivulla näyttään kaikki ko. ajanjaksolle ajoitetut valitun opetussuunnitelman toteutukset (opetussuunnitelman rakenteen mukaan järjestettynä).
-
Valitse haluamasi toteutus muokattavaksi
- Klikkaa toteutuksen palkkia ja valitse Avaa toteutus.
- Siirry toteutuksen Resurssit-osioon
-
Lisää toteutukselle tehtäviä klikkaamalla Lisää tehtävä ja antamalla tarvittavat tiedot
- Opettaja: lehtori/henkilö, jolle haluat merkitä tunteja
- Nimi: tehtävän nimi tai lyhyt kuvaus (esim. "opetus")
- Alkaa-Päättyy: kyseisen tehtävän ajoitus; järjestelmä antaa oletuksena toteutuksen keston päivämäärät, mutta näitä on mahdollista tarkentaa
- Salli muokkaus: tarkistetaan hyöty
- Tunnit: tehtävään varattu työaika
- Klikkaa Tallenna
Vuosisuunnittelun toteutusten hallinta
- Hae haluamasi toteutukset toteutushaun avulla
-
Valitse haluamasi toteutukset muokattavaksi
- Klikkaa toteutuksen nimen edessä olevaa valintaruutua.
- Voit valita kaikki hakulistassa olevat toteutukset klikkaamalla valintaruutua sarakkeen otsikossa.
- Klikkaa Muokkaa toteutusten tehtäviä hakulistan yläpuolelta (näkyy vain mikäli toteutuksia on valittuna).
-
Lisää toteutuksille haluamasi tehtävät
- Toteutukset näkyvät excel-tyyppisessä taulukossa, opintojaksojen tunnusten mukaan järjestettynä (huom: toteutuus näkyy listalla punaisena, mikäli sillä ei vielä ole yhtään tehtäviä).
- Avaa toteutukselle ensimmäinen tehtävärivi klikkaamalla plus-merkkiä toteutuksen tunnuksen edessä (rivi muuttuu harmaaksi)
- Anna tehtävälle nimi Tehtävä-sarakkeessa
- Lisää tehtävälle henkilö klikkaamalla Opettaja-sarakkeen plus-merkkiä ja hakemalla henkilö sivun oikeassa yläkulmassa olevassa hakuruudussa.
- Voit säätää tehtävän alku ja loppupäivämäärää Alkaa ja Loppuu -sarakkeissa.
- Lisää tunnit Max-sarakkeeseen.
- Kustannuspaikat ja Tunnisteet ei vielä johdonmukaisesti käytössä
- Lisäämäsi tehtävärivit tallentuvat automaattisesti
- Tehtävärivejä voi poistaa klikkaamalla ao. rivin lopusta rastia.
- Sulje massamuokkausikkuna sulkemalla koko selainvälilehti kun olet valmis.
Mikäli toteutuksella on jo tehtäviä, massamuokkausnäkymä ei näytä toteutukselle annettua nimeä, josta löytyisi Diakin käyttämä toteutuksen tunniste (esim. TYÖ1PK18TKU). Valitse muokattavaksi vain sellainen määrä toteutuksia, että pystyt järjestelmän antaman tunnuksen perusteella erottamaan toteutukset toisistaan.
Jo kiinnitetyn toteutuksen tehtäviä voi edellisten vaihtoehtojen lisäksi muokata Työaikasuunnitelma-näkymässä Tehtävät-välilehdellä.
- Klikkaa välilehden yläosasta Muokkaa taulukossa.
- Valitse avautuvan uuden selainikkunan oikeasta yläkulmasta Toteutukset (mikäli ei jo ole valittuna)
- Muokkaa haluamaasi tehtäväriviä tai lisää lehtorille uusi tehtävä haluamallesi toteutukselle (vain jo kiinnitetyt toteutukset) (ks. edellä ohje toteutusten tehtävien massamuokkauksesta).
Lehtorille voi lisätä projekteihin ja muihin töihin liittyviä tehtäviä kahta reittiä:
- Yksikkö-näkymässä (Projektit ja Muut työt) (ks. Yksikkö-näkymän ohje)
- vuosisuunnittelun perusnäkymän kautta
Vuosisuunnittelun perusnäkymä
-
Valitse haluamasi välilehti: Projektit tai Muut työt
- Projektit sisältää kaikki TAS 2018 -rakenteen otsikon 3. TKI-toiminta tehtävät
- Muut työt sisältää kaikki muut tehtävät paitsi toteutuksiin kiinnitetyn työn ja projektityöt
-
Hae haluamasi projekti tai muun työn tehtäväpaketti
- Varmista, että oma yksikkösi on valittuna näkymän yksikkövalinnassa (oikea yläkulma)
- Valitse haluamasi ajanjakso ja klikkaa Lataa projektit/Lataa muut työt
- Avaa tehtävä muokattavaksi klikkaamalla projektin tunnusta tai muun työn paketin nimeä ja valitsemalla Avaa.
-
Lisää projektille tai muun työn tehtäväpaketille tehtävärivejä klikkaamalla Lisää tehtäviä (tai Lisää monelle henkilölle)
- planning.task.status: tehtävän tila (luonnos, ehdotus tai julkaistu; ei voi muokata, tila vaihtuu työaikasuunnitteluprosessin vaiheiden mukaan)
- Tehtävän nimi: tehtävän nimi tai lyhyt kuvaus
- Alkaa-Päättyy: kyseisen tehtävän ajoitus; järjestelmä antaa oletuksena projektin/muun työn tehtäväpaketin keston päivämäärät, mutta näitä on mahdollista tarkentaa
- Opettaja: henkilö, jolle tehtävä lisätään
- Tunnit: tehtävään varattu työaika
- Tehtävätyyppi: tarkentaa tehtävän luokittelua ja muut työtehtävät -osioissa määrittelee minkä TAS-otsikon alle tehtävät kirjautuvat
- Kustannuspaikka: ei vielä johdonmukaisesti käytössä
- Tehtävärivit tallentuvat automaattisesti muutosten myötä
- Tehtävärivejä voi poistaa klikkaamalla ao. rivin alusta rastia.
- Sulje koko ponnahdusikkuna kun olet valmis.
Mikäli projektilla/muun työn tehtäväpaketilla on jo paljon yksittäisiä tehtävärivejä, voit suodattaa näkyviä rivejä ponnahdusikkunan oikean reunan valikon avulla. Muista kuitenkin ensin tarkistaa onko haluamasi tehtävärivi jo olemassa, ennen kuin lisäät uusia.
Uuden projektin/muun työn tehtäväpaketin luominen
- Valitse haluamasi välilehti: Projektit tai Muut työt
-
Varmista, ettei projektia tai muun työn tehtäväpakettia ole vielä olemassa
- Muista tarkistaa oman tiimisi lisäksi muiden tiimien tehtävät.
- Klikkaa Lisää projekti tai Lisää muu työ
-
Anna avautuvassa ikkunassa ensin projektin/muun työn tehtäväpaketin perustiedot
- Tehtävän nimi: projekteilla aina projektin virallinen nimi (tai työnimi, mikäli virallista nimeä ei vielä ole)
- Projektinumero: projektin virallinen projektinumero (mikäli jo olemassa)
- Alkaa/Loppuu: projektin/muun työn tehtäväpaketin alkamis- ja päättymispäivä; voi olla työaikasuunnittelun kautta (kalenterivuosi) pidempi
- Vastuuyksiköt: vähintään oma tiimisi ja Koulutus
- Luokittelu (ei vielä käytössä)
- Tallenna perustiedot klikkaamalla Tallenna
- Täydennä Kustannustunniste (varsinkin projekteilla tärkeää)
- Voit tämän jälkeen lisätä projektille/muun työn tehtäväpaketille tehtävärivejä tarpeen mukaan (ks. edellä).
Hankkeille ja muille projekteille luodaan selkeä yksi tehtäväpaketti, johon kootaan kaikki ko. projektin tehtävät sen koko toiminta-ajalta.
Uusien Muut työt -tehtäväpakettien luomisen yhteydessä tulee erityisen tarkkaan arvioida tulisiko tehtävät kuitenkin lisätä olemassaolevaan pakettiin. Mikäli uuden paketin luominen on tarpeen, tulee siihen mahdollisuuksien mukaan kiinnittää heti kaikki yksiköt, joita uusi tehtäväpaketti koskee (jottei turhaan synny rinnakkaisia tehtäväpaketteja samoille asioille).
Jo lehtorille kiinnitetyn projektin tai muun työn paketin tehtäviä voi edellisten vaihtoehtojen lisäksi muokata Työaikasuunnitelma-näkymässä Tehtävät-välilehdellä.
- Klikkaa välilehden yläosasta Muokkaa taulukossa.
- Valitse avautuvan uuden selainikkunan oikeasta yläkulmasta Projektit ja muut työt (mikäli ei jo ole valittuna)
- Muokkaa haluamaasi tehtäväriviä tai lisää lehtorille uusi tehtävä haluamallesi projektille tai muun työn paketille (vain jo kiinnitetyt) (ks. erillinen ohje projektien ja muun työn tehtäväpakettien muokkauksesta).
PIKAOHJE KOULUTUSPÄÄLLIKÖLLE TYÖAIKASUUNNITELMIEN KÄSITTELYYN
Suunnittelijan työpöytä → Työaikasuunnitelma → Hyväksyminen-välilehti
- Tallenna PDF ja lähetä opettajalle
- Lehtori ei hyväksynyt ehdotusta → tee tarvittavat päivitykset, lähetä uudelleen tarkastettavaksi
- Lehtori hyväksyi ehdotuksen → Siirrä johtajalle päätettäväksi
Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit -näkymä
- Hyväksy
- Suunnittelijan työpöytä → Työaikasuunnitelma
- Hae lehtori, jonka työaikasuunnitelman haluat lähettää tarkistettavaksi
- Siirry Hyväksyminen-välilehdelle
-
Voit tarvittaessa tarkastella
- reaaliaikaista työaikasuunnitelmaa pdf-muodossa valitsemalla välilehden yläosasta vasemmalta linkin Työaikasuunnitelma.
- aiempia tallennettuja versioita työaikasuunnitelmasta välilehden pääosassa Arkistoitu PDF -listassa.
-
Lähetä nykyinen työaikasuunnitelmaversio lehtorille tarkistettavaksi klikkaamalla Tallenna PDF ja lähetä opettajalle välilehden oikeasta yläkulmasta.
- Lisää tarvittaessa työaikasuunnitelmalle allekirjoittajia. Työaikasuunnitelmassa näkyy aina ko. lehtorin nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka on merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi (ks. Yksikkö-näkymän ohje). Prosessissa allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin, joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa pdf-tulosteessa (vrt. paperisen työaikasuunnitelman allekirjoittajat), joten allekirjoittajia voi lisätä useampiakin.
-
Reaaliaikaisesta työaikasuunnitelmasta tulostuu tallennushetken mukainen pdf Arkistoitu pdf -listaan ja työaikasuunnitelma siirtyy luonnoksesta Esimies ehdottanut -tilaan.
- Samalla kaikki työaikasuunnitelmaehdotuksessa olevat tehtävät siirtyvät ehdotus-tilaan.
- Työaikasuunnitelmaehdotuksen tulostuspäivämäärä tallennetaan käsittelypäivämäärä-sarakkeeseen.
HUOM: Lehtorin tehtäviä voi muokata ja niitä voi lisätä/poistaa työaikasuunnitelmaehdotuksen tarkistettavaksi lähettämisen jälkeenkin. Tehdyt muutokset eivät siirry tallennettuun pdf:ään. Muutoksista tulee tehdä uusi tuloste ja lähettää se lehtorille tarkistettavaksi erikseen.
Mikäli lehtorille lähetettävässä työaikasuunnitelmassa (pdf) on huomautus "Tehtävissä puutteita", täydennä puuttuvat kustannuspaikat esim. Tehtävät-välilehdellä.
Peppi ei automaattisesti lähetä lehtorille tietoa kun työaikasuunnitelma on lähetetty tälle tarkistettavaksi. Koulutuspäällikkö voi kuitenkin kätevästi lähettää viestin itse Pepin viestitoimintoa käyttäen (esim. Henkilöt → Lähetä viesti valituille henkilöille).
Kun lehtori on ehdottanut muutoksia (eli ei ole hyväksynyt työaikasuunnitelmaa sellaisenaan)
- Päivitä/korjaa työaikasuunnitelmaa tarvittaessa muokkaamalla ko. tehtäviä.
- Lähetä uusi työaikasuunnitelmaehdotus lehtorin tarkistettavaksi (ks. edellä).
TAI
2. Siirrä ehdotus suoraan hyväksyttäväksi klikkaamalla Siirrä johtajalle päätettäväksi.
Kun lehtori on hyväksynyt työaikasuunnitelmaehdotuksen sellaisenaan
- Siirrä työaikasuunnitelmaehdotus hyväksyttäväksi klikkaamalla Siirrä johtajalle päätettäväksi lehtorin hyväksymän version rivin lopusta.
HUOM: Kaikki uudet työaikasuunnitelman tehtävät tallentuvat ensin aina "luonnos"-tilaan. Luonnos-tilassa olevat tehtävät eivät näy opettajan työpöydällä. Muista siis aina lähettää lehtorille uusi työaikasuunnitelmaehdotus (pdf) tarkastettavaksi kun haluat näyttää hänelle kaikki suunnittelijan työpöydällä näkyvät tehtävät.
Työaikasuunnitelman voi tarvittaessa siirtää hyväksyttäväksi, vaikka lehtori itse ei olisi tehnyt ehdotukselle mitään. Järjestelmä ei siis edellytä lehtorin kuittausta, jotta työaikasuunnitelma voidaan hyväksyä (esim. virtuaalihenkilön työaikasuunnitelma?).
- Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit
- Valitse kalenterivuosi, jonka työaikasuunnitelmia haluat tarkastella ja oikea työaikasuunnitelmapohja (eli kategoria).
-
Valitse henkilöt ja hyväksyttävät työaikasuunnitelmaversiot valintaruudusta listan oikealla puolella.
- Henkilöllä voi olla useita työaikasuunnitelman versioita samalla ajanjaksolla (eli eri versioita, eri vaiheissa hyväksymisprosessia). Voit tarkastella tallennettua työaikasuunnitelmaa klikkaamalla haluamasi version pdf-linkkiä.
- Pääset katsomaan reaaliaikaista työaikasuunnitelmaa klikkaamalla henkilön nimeä (siirryt työsuunnitelma-näkymään).
- Klikkaa henkilölistan yläpuolelta Hyväksy.
Työaikasuunnitelman hyväksyjä voi myös hylätä työaikasuunnitelman, jolloin päätös kirjautuu järjestelmään ja suunnitelma palautuu koulutuspäällikölle korjattavaksi/päivitettäväksi.
- Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit
- Valitse hylättävät työaikasuunnitelmat valintaruudusta henkilölistan oikealla puolella.
- Klikkaa henkilölistan yläpuolelta Hylkää.
Tallennettuja työsuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Koulutuspäällikkö voi kuitenkin poistaa työaikasuunnitelman jos:
- työaikasuunnitelmaversion tila on ehdotus, valmis hyväksyttäväksi tai hylätty JA
- työsuunnitelman sisällössä on sellaisia merkittäviä puutteita tai virheitä, että työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uudelleen JA
- poistettavan version säilyttämisestä ei ole hyötyä.
- Suunnittelijan työpöytä → Yksiköt → Henkilöiden tunnit
- Valitse poistettava tallennettu työaikasuunnitelmaversio valintaruudusta henkilölistan oikealla puolella.
- Klikkaa henkilölistan yläpuolelta Poista.
TAI
- Suunnittelijan työpöytä → Henkilöt → Työaikasuunnitelma → Hyväksyminen-välilehti
- Etsi listalta poistettava työaikasuunnitelmaversio.
- Klikkaa rivin lopusta Poista.
HUOM: Hyväksyttyä työaikasuunnitelmaa ei voi poistaa ja se jää aina arkistoon.
Henkilöiden tunnit -sivulla näet kaikki yksikköön liitetyt henkilöt. Saat nopeasti yleiskuvan koko tiimin henkilökunnan suunnittelusta vuosityöajasta ja työaikasuunnitelman tuntimäärästä.
Vuosisuunnittelussa on joitain yhteenvetotyökaluja, joilla voit tarkastella tiimin työaikasuunnitelmia kokonaisuutena eri näkökulmista. Välilehtien toiminnot vaihtelevat.
Tehtävät
Avaa vuosisuunnittelunäkymään valittujen toteutusten/projektien/muiden töiden kaikki tehtävät uuteen välilehteen taulukossa muokattavaksi.
Budjetti-excel
Kyseinen painike lataa ja selaimesta riippuen, avaa yksikön tehtävät Excel-tiedostoon jatkoraportointia varten. Tiedoissa näet yksikön eri kustannuspaikoille tehtäviltä kertyvät kustannukset. (Huom: vuosisuunnittelu-näkymän vasemman yläkulman valikkoon valittu yksikkö.)
Opettajien tunnit
Tällä sivulla esitetään yksikön opettajien tunnit erillisessä selainikkunassa. Hakuun voi rajata määrätty yksikkö, lukuvuosi ja aikaväli. Tiedot esitetään periodeittain.
Avaa budjettitiedot
Tällä sivulla esitetään määrätyllä aikavälillä yksikön opetuksen summat kustannuspaikoittain.