Suunnitelma on arvio siitä, miten kunkin lehtorin työaika ko. kalenterivuonna jakautuu työaikasuunnitelmassa määriteltyihin osa-alueisiin (vuonna 2018 toteutuksiin kiinnitetty työ, muu opetus ja ohjaus, TKI-toiminta, muut tehtävät ja poissaolot ja liukumat). Suunniteltua työajan käyttöä päivitetään tarpeen mukaan tulevan vuoden suunnitteluprosessin edetessä ja tarkentuessa.

Lehtori näkee hänelle tehdyn suunnitelman, vaikka varsinaista työaikasuunnitelmaa ei ao. ajanjaksolle olisi vielä olemassa tai julkaistu.

Tietojen johdonmukainen päivittäminen voi olla avuksi lehtorin kanssa tulevaa suunniteltaessa ja mahdollistaa mm. tiimin osto-opettajatarpeen arvioinnin ja tarpeessa tapahtuvien muutosten seurannan.

Työaikasuunnitelmien kokoamisen alkuvaiheessa koulutuspäällikkö työstää niin opetus- kuin muitakin tehtäviä luonnostilassa, jolloin lehtori ei vielä näe niitä omissa tiedoissaan.

Toteutukset ja siten niihin kiinnitetyt tunnit voi kuitenkin julkaista lehtoreille tarkasteltavaksi erikseen, jo ennen koko työaikasuunnitelman lähettämistä tarkastettavaksi. Näin lehtorit pääsevät mahdollisuuksien mukaan alustavasti suunnittelemaan opetusta ja työnjakoa jo ennen koko työaikasuunnitteluprosessin valmistumista.

Ennen työaikasuunnitelman tarkastettavaksi lähettämistä lehtori ei näe työaikasuunnitelmanäkymässä hänelle kiinnitettyjä tehtäviä ja niiden tuntimääriä - lukuunottamatta mahdollisesti ehdotuksina julkaistuja toteutuksia.

Työaikasuunnitelman sisältöä voi tarkastella joko työaikasuunnitelma-näkymässä tai omien tietojen työaikasuunnitelmalistassa. Työaikasuunnitelmia käsitellään hyväksymisprosessissa kuitenkin aina omien tietojen työaikasuunnitelmanäkymässä pdf-muodossa. Näin virallinen työaikasuunnitelma on aina arkistoitavissa.

Tarkistettavaksi lähetetty työaikasuunnitelma on aina aluksi ehdotus, johon lehtori voi pyytää muutoksia tai jonka hän voi hyväksyä sellaisenaan. Mikäli lehtori haluaa pyytää ehdotukseen muutoksia, hän lähettää työaikasuunnitelman takaisin käsiteltäväksi kommenttien kera.

Kun työaikasuunnitelma on sellaisenaan hyväksyttävissä (tarvittaessa muutosten jälkeen), lehtori lähettää työaikasuunnitelman takaisin koulutuspäällikölle hyväksyttynä.

Mikäli lehtori palautti työaikasuunnitelman käsittelyyn kommentoituna, koulutuspäällikkö tarkistaa muutostarpeet ja lähettää työaikasuunnitelman tarvittaessa uudelleen tarkistettavaksi.

Mikäli lehtori hyväksyi työaikasuunnitelman sellaisenaan tai työaikasuunnitelma ei edellytä uutta tarkistusta tehtyjen muutosten jälkeen, koulutuspäällikkö hyväksyy työaikasuunnitelman, jolloin se siirtyy lehtorin omiin tietoihin vahvistettuna työaikasuunnitelmana.