Oman työaikasuunnitelman tarkastelu ja kommentointi
Lehtori voi tarkastella hyväksymisprosessissa olevan työaikasuunnitelman tietoja vain Oman profiilinsa Työaikasuunnitelmat-välilehden kautta.
Työaikasuunnitelma-näkymässä lehtori voi tarkastella reaaliaikaista työaikasuunnitelmaansa.
PIKAOHJE LEHTORILLE TYÖAIKASUUNNITELMAN TARKASTAMISEEN
- Henkilöt → Oma profiili → Työaikasuunnitelma-välilehti
- Tarkista sinulle lähetetty työaikasuunnitelma- pdf.
- Jos työaikasuunnitelma ei ole sellaisenaan hyväksyttävissä, lähetä se koulutuspäällikölle takaisin kommenttien kera.
- Jos työaikasuunnitelmaa ei tarvitse muuttaa, hyväksy ehdotus.
Tarkastettavaksi lähetetyt työaikasuunnitelmat ovat aina pdf-muotoisia. Avaa se klikkaamalla linkkiä (1). Linkkirivin alla näet kyseisen pdf-työaikasuunnitelman käsittelyn vaiheen (2). Esimerkissä se on vasta lähetetty tarkastettavaksi (Ehdotettu työaikasuunnitelmaa).
Jos työaikasuunnitelma ei ole sellaisenaan hyväksyttävissä, voit palauttaa sen koulutuspäällikölle muokattavaksi. Klikkaa ko. työaikasuunnitelman rivin lopusta En hyväksy ehdotusta ja kirjoita avautuvaan ponnahdusikkunaan koulutuspäällikölle tiedot tarvittavista tai toivottavista muutoksista (3).
Kommenttikenttään mahtuu noin 1000 merkkiä (sis. välilyönnit), joten kirjaa tiedot tarvittavista muutoksista selkeästi, mutta lyhyesti. Älä kommentoi työaikasuunnitelmaa sähköpostilla, ellei koulutuspäällikkö sitä pyydä. Työaikasuunnitelman hyväksymisprosessin kannalta on tärkeää, että tieto tarvittavista muutoksista tallentuu järjestelmään.
Jos asialla on kiire, voit kuitenkin laittaa koulutuspäällikölle viestin siitä, että olet käynyt kommentoimassa työaikasuunnitelmaasi. Koulutuspäällikkö näkee kaikki tietosi, mutta Peppi ei lähetä tälle muistutusta siitä, että kommentoitu työaikasuunnitelma on juuri palautunut päivitettäväksi.
Jos työaikasuunnitelma on sellaisenaan hyväksyttävissä, klikkaa rivin lopusta Hyväksyn ehdotuksen (4). Työaikasuunnitelma palautuu koulutuspäällikölle vahvistamista varten.
Työaikasuunnitelmat-välilehdelle tallentuvat työaikasuunnitelman hyväksymisprosessin vaiheet.
Esimerkissä koulutuspäällikkö on tehnyt lehtorin huomaamat korjaukset ja vahvistanut uuden työaikasuunnitelmaversion suoraan, lähettämättä sitä lehtorille uudelleen katsottavaksi.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, työaikasuunnitelma-pdf:n voi kuitenkin lähettää uudelleen tarkistettavaksi aina tarpeen mukaan.
Puutteellisten ja hyväksymättä jääneiden työaikasuunnitelmaversioiden poistaminen on joskus käytännöllistä. Koulutuspäällikkö voi poistaa vanhentuneet versiot, varsinkin sen jälkeen kun prosessi on käyty loppuun ja jokin työaikasuunnitelmaversio saatu vahvistettua (päätettyä).
Vahvistettuja työaikasuunnitelmia ei poisteta, ne jäävät aina työaikasuunnitelma-arkistoon.
Varsinaisen työaikasuunnitelmasopimuksen käsittely tapahtuu Pepissä aina pdf-muodossa. Tämän lisäksi työaikasuunnitelmaa voi tarkastella Työaikasuunnitelma-näkymässä.
Työaikasuunnitelma-näkymässä oleva työaikasuunnitelma saattaa olla samanlainen kuin viimeisin työaikasuunnitelma-pdf, mutta näin ei välttämättä ole. Reaaliaikaisessa työaikasuunnitelmassa näkyvät myös ne päivitykset, joita koulutuspäällikkö on työaikasuunnitelmaan tehnyt (joko lehtorin toiveesta tai muuten muuttuneesta tilanteesta johtuen).
Työaikasuunnittelun prosessin mukaisesti koulutuspäällikkö lähettää uuden pdf:n lehtorin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi, jos tehdyt muutokset ovat merkittäviä. Näin tulee tehdä erityisesti jos työaikasuunnitelmaan lisätään tehtäviä, sillä muuten uudet tehtävät eivät näy lehtorille edes Työaikasuunnitelma-näkymässä.
- Siirry yläriviltä Henkilöt-valikkoon ja valitse Työaikasuunnitelmat.
-
Hae haluamasi työaikasuunnitelma:
- Valitse henkilö (useimmiten oma nimi)
- Valitse kalenterivuosi (tai klikkaa Enemmän valintoja... ja anna muu ajanjakso) ja
- Valitse kategoria (eli käytettävä työaikasuunnitelmapohja, esim. "DIAK TAS 2018")
- Klikkaa Hae
Tehtäväkokonaisuudet
Työaikasuunnitelman etusivulla näkyy henkilön suunniteltu vuosityöaika eli valitulle ajanjaksolle tehty suunnitelma työajan jakautumisesta työaikasuunnitelman pääotsikoittain (tehtävätyypit). Etusivulla näkyy myös yhteenveto työaikasuunnitelmassa ko. hetkellä oleville tehtäville resurssoiduista tunneista.
Tehtävät
Tehtävät-välilehdelle näkyvät henkilön työaikasuunnitelmaan liitetyt tehtävät eriteltynä:
-
Toteutuksiin kiinnitetty työ (välilehden yläosa)
- Toteutuksen tunnusta klikkaamalla pääsee ko. toteutuksen tarkempiin tietoihin.
- Muut työt tehtävätyypeittäin (vasemmalla toteutuksiin kiinnitetyn työn alapuolella)
- Yhteenveto (oikealla toteutuksiin kiinnitetyn työn alapuolella)
Vapaajaksot ja lisätiedot
Välilehdellä näkyvät sellaiset henkilölle valitulle ajanjaksolle sovitut vapaajaksot ja muut poissaolot, jotka on haluttu merkitä työaikasuunnitelmaan. Lehtorit eivät itse pääse lisäämään tai muokkaamaan vapaajaksotietoja, sen tekee koulutuspäällikkö työaikasuunnitelman valmistelun aikana.