Luo ja lähetä dokumentti sähköpostiin
Massaluonnin kautta voidaan lähettää sähköisesti allekirjoitettuja dokumentteja kerralla useamman opiskelijan henkilökohtaiseen sähköpostiin.
Mikäli sinun tarvitsee lähettää opiskelijalle dokumentti MyDiakin dokumenttipankkiin, käytä Dokumenttien luonti -palvelua.
Dokumentin lähettäminen onnistuu vain, mikäli MyDiakiin on tallennettu oikea henkilökohtainen sähköpostiosoite (ns. 2. sähköposti). Jos sitä ei ole - tai se pitää vaihtaa - tallenna tieto ja odota hetki ennen dokumentin lähettämistä, jotta uusi osoite varmasti ehtii päivittyä järjestelmään.
Opinto-oikeuksien hakeminen
Sähköpostilla lähetettävien dokumenttien luominen lähtee liikkeelle hakemalla opiskelijat (opiskeluoikeudet), joille dokumentti halutaan luoda.
Voit hakea opiskelijoita:
-
Toteutuksen tunnuksella - tällä löydät kaikki ko. toteutukselle ilmoittautuneet
Toteutuksen tunnus on MyDiakista löytyvä merkkijono (esim. ORI0002A20S-3001). Aloita kenttään kirjoittaminen ja valitse luettelosta oikea toteutus.
(huom: toteutusta ei voi hakea toteutuksen nimen perusteella, vain tunnuksen) -
Ryhmän tunnuksella - tällä löydät kaikki ko. ryhmään liitetyt opiskelijat
Ryhmän tunnus on MyDiakista löytyvä ryhmän tunniste (esim. "G53vip"). Edellisestä poiketen voit myös käyttää vain osaa ryhmän tunnuksesta (esim. "vip"), jolloin saat hakutulokseksi kaikki opiskeluoikeudet, joiden ryhmätunnus täyttää hakuehdon. -
Opiskeluoikeuden tunnuksella
Opiskeluoikeuden tunnus on sama kuin opiskelijanumero
Klikkaa Hae, niin saat hakuehtoja vastaavat opiskeluoikeudet sivun alaosaan. Näet hakutuloksissa opiskeluoikeuden tunnuksen, opiskelijan etunimet, sukunimen, sähköpostiosoitteen (2. sähköposti) ja ryhmät, joihin hänet on liitetty.
Joskus voi olla hyödyllistä rajata hakutuloksissa näkyviä opiskeluoikeuksia pidemmälle. Rajauskentät ovat näkyvissä vain jos et ole vielä valinnut opiskelijoita, joten tee tarvittavat rajaukset aina ensimmäiseksi.
-
Rajaaminen suorituspäivän mukaan - aikavälin alkupvm, loppupvm tai molemmat
Hae opiskeluoikeuksia, joille on kirjattu opintosuoritus antamallesi aikavälille. Mikäli käytit hakukriteerinä toteutuksen tunnusta, hakee vain ko. toteutukselle annettuja suoritusmerkintöjä.
(huom: palvelu ei tunnista toteutuksen osista annettuja suoritusmerkintöjä)
-
Rajaaminen koulutusmuodon mukaan - klikkaamalla näet käytettävissä olevat vaihtoehdot
Hae opiskeluoikeuksia, jotka kuuluvat tiettyyn koulutusmuotoon (esim. Avoin AMK).
Tekemäsi rajaukset eivät nollaudu automaattisesti. Kun lähdet tekemään uutta hakua tarkista, että aiemmat rajaukset eivät ole voimassa tarpeettomasti (esim. vain tiettyä koulutusmuotoa koskien). Helpoiten hakukriteerit ja rajaukset saa nollattua Tyhjennä-painikkeella ennen uuden haun tekemistä.
Valitse haluamasi opiskeluoikeudet tuloslistalta täppäämällä valintaruutua rivin alussa (1). Valitsemasi rivit korostuvat harmaana. Sivun yläosaan ilmaantuu uusi alue, jolla näet yhteenvedon valinnoistasi (2) ja suodatuksessa käytettävät kentät korvaantuvat luotavan dokumentin valintaan liittyvillä kentillä (3).
Dokumentin luominen
Kun olet valinnut oikeat opiskeluoikeudet, aloitetaan dokumentin luominen valitsemalla luotava dokumentti ja sen kieli.
Opiskeluoikeuksien luettelo näyttää dokumentin valinnan jälkeen tiedot edellisestä kerrasta, jolloin ko. opiskeluoikeuksille on lähetetty ko. dokumentti (Lähetetty-päiväys ja lähetyksen Status). Dokumentin voi tästä huolimatta aina tarvittaessa lähettää uudelleen.
Valittu dokumentti lähetetään opiskelijoille klikkaamalla Luo-painiketta. Palvelu kysyy vielä varmistuksen ja näyttää kuinka monelle opiskelijalle viestiä vahvistuksen jälkeen lähtee.
Toisin kuin dokumenttien luonti -palvelu massaluonti lähettää dokumentin latauslinkin opiskelijan sähköpostiin automaattisesti sen jälkeen kun olet vahvistanut toimenpiteen. Varmistaudu siis sekä valittujen opiskelijoiden että valitun dokumentin oikeellisuudesta ennen kuin klikkaat Lähetä.
Vahvistuksen jälkeen opinto-oikeuksien luetteloon päivittyy uusi lähetyksen Status ("dokumentti tilattu").
Dokumentin saapuminen opiskelijan sähköpostiin
Dokumentin tilauksen vahvistamisen jälkeen palvelu käy läpi valitut opinto-oikeudet, muodostaa näille dokumentit ja lähettää sähköpostit latauslinkkeineen. Tehtävät käydään läpi yksitellen jonona, joten tilausten käsittely kestää sitä pidempään mitä enemmän opinto-oikeuksia oli valittuna.
Voit seurata lähetyksen tilannetta päivittämällä sivun uudelleen (esim. F5) muutaman minuutin kuluttua.
Voit myös sulkea sivun ja poistua palvelusta - tämä ei katkaise lähetysprosessia vaan se jatkuu taustalla.
Massapalvelu lähettää lisäksi dokumenttien tilaajalle koostesähköpostin, kun lähetystapahtuma on kokonaisuudessaan valmis. Koosteesta näet miten dokumentin muodostaminen ja sähköpostien lähettäminen onnistui.
Mikäli tiedoston generointi epäonnistui -kohdassa on nollaa suurempi luku, itse tulosteen luomisessa on ollut ongelmia. Tämä voi johtua mm. käytetyn MyDiakin raportin virheestä.
Mikäli sähköpostin lähetys epäonnistui -kohdassa on nollaa suurempi luku, latauslinkin sisältävän sähköpostin muodostamisessa tai lähettämisessä on ollut ongelmia. Tämä voi johtua mm. sähköpostiosoitteen puutteesta.
Voit tarkistaa opinto-oikeuden tiedot ja kokeilla dokumentin luomista uudelleen, mutta ota toistuvissa ongelmissa yhteyttä Atomi-palvelun pääkäyttäjiin.
Opiskelija saa [email protected] sähköpostiviestin, joka sisältää linkin dokumentin lataussivulle. Viesti lähtee opiskelijalle sillä kielellä, joka on valittu lähetettävän dokumentin kieleksi.
Lataussivulta opiskelija voi ladata ja tallentaa dokumentin itselleen ja välittää edelleen haluamilleen tahoille. Lataussivu on aina henkilö- ja dokumenttikohtainen ja opiskelija näkee sivulta sekä dokumentin nimen että päivämäärän, johon saakka dokumentti on ladattavissa.
0 Comments
Add your comment