Ajoita kokous tai luo pikakokous
Huom! Diakissa ei enää oletuksena vaadita Diakin tunnuksilla kirjautumista Zoom-kokouksiin.
Omien kokouksien luominen vaatii kuitenkin Zoom-tilin. Siihen voi joko käyttää Diakin tunnuksia edellisillä ohjeilla, tai omaa henkilökohtaista Zoom-tiliä omalla vastuulla. Henkilökohtaisilla Zoom-tileillä on kuitenkin rajoituksia Diakin tunnuksiin nähden, kuten kokousten 40min aikaraja.
Opiskelijoiden Zoom-lisenssi on nykyään sama kuin henkilökunnalla. Kokouksiin mahtuu 500 henkilöä, ja voi olla käynnissä max. 30h.
Ajoita kokous
Jos haluat ajoittaa uuden kokouksen, mene Zoom-tilillesi osoitteessa diak-fi.zoom.us, ja klikkaa "Schedule a meeting" oikealta ylhäältä.
Pääset seuraavalle sivulle, ohjeet kuvan alapuolella.
Kirjoita (1) tapahtuman otsikko (topic) ja kuvaus (description), joiden haluat näkyvän osallistujille. Kertaluontoisille tapahtumille, (2) valitse päivämäärä ja aloitusaika, ja aseta kokouksen kesto.
Jos käytät AM/PM -tuntimuotoa Zoom-verkkosivulla, valitse 12:00 PM ajoittaaksesi kokous keskipäivälle. Ajoittaaksesi kokouksen keskiyöhön, valitse 12:00 AM. Voit vaihtaa aikamuodon 24-tuntiseksi sivulla diak-fi.zoom.us/profile, kohdasta Time Format > Edit, valitse "24-hour time" ja paina "Save".
(3) Toistuva kokous (recurring meeting): Valitse toistuva kokous, mikäli samaa kokousta (ja kokouslinkkiä) on tarkoitus käyttää jatkuvasti, ja valitse kokouksen toistuvuus. Valitse Recurring meeting > Recurrence: "No Fixed Time", jotta huone on aina saatavilla, eikä sidottu tiettyihin ajankohtiin.
(4) Kokouksen ID-numero ja pääsykoodi (Meeting ID ja Passcode): Valitse, haluatko luoda kokouksen uudella ID-numerolla (turvallisempaa), vai käyttää henkilökohtaista kokous-ID:tä. Voit vaihtaa pääsykoodin johonkin helpommin muistettavaan (esim. minunkurssini, YHT876, jne.), ja sen kannattaa olla korkeintaan 10 merkkiä pitkä. Osallistujat, joilla on kokoukseen liittymislinkki, eivät yleensä pääsykoodia tarvitse, mutta jotkin laitteet saattavat liittyessä vaatia sen.
(5) Odotushuone: Jos laitat odotushuoneen päälle, host (järjestäjä) tai co-host joutuvat päästämään osallistujat erikseen sisään. Kun osallistujat menevät kutsulinkistä kokoukseen, heille tulee ilmoitus, jossa pyydetään odottamaan kokoukseen päästämistä. Host puolestaan näkee ilmoituksena, minkä nimisiä henkilöitä odottaa sisäänpääsyä. Näin host voi paremmin hallita, kuka pääsee kokoukseen.
(6) Video: Osallistujat ja host liittyvät kokoukseen kamerat oletuksena pois päältä, mutta tätä voidaan muuttaa.
(7) Kokousasetukset: "Allow participants to join ... before start time" -kohdasta voit muuttaa, kuinka kauan ennen kokouksen alkamisaikaa osallistujien on mahdollista päästä kokoukseen. Tämä asetus ei toimi, jos "odotushuone" on käytössä. Jos valitset "Mute participants upon entry", osallistujilla on mikrofoni pois päältä liittyessään kokoukseen.
Kun olet laittanut kokouksen asetukset kuntoon, paina (8) Save-nappia.
Seuraavalla sivulla näet kutsulinkin (Invite link), jonka voit lähettää kokouksen osallistujille. Oikealta voit kuvaketta klikkaamalla kopioida kutsulinkin, voit myös jakaa kokouksen ID-numeroa ja pääsykoodia niitä tarvitseville.
Zoom-sovelluksessa voit ajoittaa kokouksen painamalla Schedule-nappia aloitussivulla, jonne pääsee vasemman laidan "Home"-painikkeesta.
Huomaa, että ajoitustoiminnoissa voi olla eroja Zoom-verkkosivun ja Zoom-sovelluksen välillä.
Luo Zoom-sovelluksessa pikakokous painamalla aloitussivulla "New Meeting".
Voit myös luoda pikakokouksen Zoom-verkkosivulla profiilisivultasi, painamalla oikeasta yläkulmasta "Host a meeting". Valitse "Screen Share Only" aloittaaksesi pelkkä ruudunjako. Valitse "With Video On" aloittaaksesi kokous niin, että kamera on valmiiksi päällä, tai "With Video Off" aloittaaksesi kamera pois päältä. Voit aloittaa myös ruudunjaon ja laittaa kameran päälle tai pois kokouksen jo alettua.
Huomaa, että jos aloitat "Screen Share Only" -kokouksen, se loppuu heti kun lopetat ruudunjaon, eikä jää odottelemaan, että painaisit "End"-nappia kuten tavallisesti kokouksessa.
Kun aloitat kokouksen tätä kautta, tai liityt kokoukseen linkin kautta, selaimesi kysyy aina ponnahdusikkunassa lupaa käynnistää Zoom-sovelluksen. Voit laittaa tähän ponnahdusikkunaan täpän "Salli aina" -kohtaan, jolloin pääset jatkossa suoraan kokouksiin ilman selaimen lupakyselyä.
Kun kokous on käynnissä, löydät kutsutoiminnot (ja pikanäppäimet) Participants-napin viereisestä nuolesta. "Copy invite link" kopioi leikepöydälle kutsulinkin, jonka voit liittää esim. sähköpostiin.
"Invite"-toiminnon kautta on mahdollista etsiä ja kutsua suoraan yksittäisiä henkilöitä kokoukseen. Huomaa, että tämä toimii vain, jos kyseisellä henkilöllä on Zoom-sovellus auki omalla laitteellaan sillä hetkellä, kun lähetät kutsun. "Copy Invitation" -painikkeesta kopioituu kokouksen linkki, ID-numero ja pääsykoodi.
Henkilökohtainen ID
Jokaisella Zoom-kokouksella on ID-numero. Se on 10- tai 11-merkkinen koodi, joka on linkattu kokoukseen. Kun ajoitat uutta kokousta, voit käyttää automaattisesti generoituvaa ID-numeroa tai omaa henkilökohtaista ID:tä (Personal Meeting ID, PMI). Henkilökohtainen ID on kuin pysyvä oma Zoom-kokoushuone. On lähtökohtaisesti järkevämpää käyttää kaikissa kokouksissa eri ID:tä. PMI:tä on kuitenkin mahdollista muuttaa omista asetuksista, jos siihen tulee tarve.