• Siirry selaimella osoitteeseen https://filesender.funet.fi/
• Valitse tunnistautumisen valikkoon Diakonia-Ammattikorkeakoulu
• Kirjaudu sisään Haka-tunnuksillasi
• Valitse vaihtoehdoista, kuinka pitkään haluat, että järjestelmän palvelin muistaa kirjautumistietosi.

Tiedoston lähettäminen

• Kun haluat lähettää tiedostoja salattuna, voit raahata tiedostot suoraan työasemaltasi ”drag & drop your files here” -kohtaan. Voit myös vaihtoehtoisesti painaa kohtaa ”Select files”, ja valita aukeavasta ikkunasta tiedostot jotka haluat lähettää (kuvan kohta 1).
• Merkkaa vastaanottajat, joille haluat tiedostot lähettää. Voit laittaa viestille otsikon kohdassa ”Subject” ja kirjoittaa tiedoston lähetykseen mukaan viestin kohtaan ”Message” (kuvan kohta 2).
• Valitsemalla kohdan ”File Encryption” voit salata lähetettävän tiedoston salasanalla, jolloin vastaanottajat eivät saa tiedostoa auki ilman salasanaa. Suosittelemme käyttämään tätä vaihtoehtoa arkaluonteisten tai yksityisien tiedostojen kohdalla (kuvan kohta 2).
  • Salasana tulisi tällöin toimittaa vastaanottajalle muuta kautta kuin sähköpostitse, esimerkiksi tekstiviestillä.
  • Salatulla tiedostolla on kokorajoitus, ja sitä ei suositella käytettävän suuriin, yli 4GB kokoisiin tiedostoihin.
• Voit asettaa viestille ja sen liitteille erääntymisen ajankohdan. Määritellyn päivämäärän jälkeen tiedosto ei ole enää avattavissa ja se poistuu Filesenderin palvelimelta (kuvan kohta 3).
• Lopuksi hyväksy palvelun käyttöehdot valitsemalla kohdan ”I accept the terms and conditions of this service”

Tiedoston vastaanottaminen ja avaaminen

• Saat sähköpostiisi alla olevan esimerkin näköisen viestin otsikolla ” Funet FileSender: Tiedostonimi”
• Viesti sisältää linkin, josta pääset avaamaan tai lataaman lähetetyn tiedoston.
• Linkin avattuasi siirryt filesenderin sivulle, josta tiedoston voi avata tai ladata kohdan ”Download link” linkistä.
  • Mikäli tiedosto on salattu salasanalla, järjestelmä pyytää tässä vaiheessa lähettäjän määrittämän salasanan.

Toimi näin, kun haluat lähettää salatun sähköpostiviestin organisaatiosi ulkopuolelle (vaikkapa osoitteeseen [email protected]). Jos valitset "Älä lähetä edelleen" -toiminnon viestiä salatessa, vastaanottaja ei voi kopioida, tulostaa tai lähettää edelleen viestiä, ainoastaan vastata suoraan. Jos valitset "Vain salaus" -toiminnon, vastaanottaja voi käsitellä vapaasti tiedostoa.

Organisaation ulkopuolelle lähetetyn viestin vastaanottaja saa linkin, joka johtaa suojatulle Office 365:n sivulle, jossa viesti voidaan lukea, eikä viestin sisältö kulje avoimessa verkossa salaamattomana. Organisaation sisäisesti lähetetty viesti näkyy vastaanottajalla lähes samalla tavalla kuin tavalliset viestit.

Valitse Outlookin Uusi sähköpostiviesti -ikkunassa Asetukset-välilehti, ja paina sitten Salaus-painikkeen alta nuolta. Jos valikossa on vain "Muodosta yhteys..." -teksti, paina sitä ja anna Outlookin hakea salausmallit palvelimelta. Tässä voi mennä jopa minuutti tai pari.

Kun Outlook alkaa taas reagoida, samasta alasvetovalikosta löytyy omasi ja mahdollisten muiden lisättyjen tilien salausvaihtoehdot. Valitse oman tilisi kohdalta "Älä lähetä edelleen" tai "Vain salaus".

Office-pilven Outlookissa salaustoiminto on helpompikäyttöinen. Valitse uutta viestiä kirjoittaessa yläreunan työkalupalkista kolmen pisteen valikko, ja sen alta Salaa-valikon takaa haluamasi salaustoiminto.