Kun kalenterinäkymässä klikkaa tyhjää kohtaa tai maalaa alueen, tai painaa oikealta ylhäältä Aloita kokous, näkyviin tulee uusi ikkuna josta voi melko yksiselkoisesti muuttaa kokouksen asetuksia.

Kokoukseen lisättäville osallistujille lähtee suoraan sähköpostilla kalenterikutsu, jossa on linkki kokoukseen. Osallistujien omassa Teamsin kalenterissa on kokouksen alkamisen tienoilla myös suora Liity-nappi kokouksen kohdalla, jota painamalla pääsee suoraan kokoukseen ilman selaimen kautta menevää linkkiä.

Oletusarvoisesti kaikki kutsutut ovat esittäjäroolissa. Jos haluat rajoittaa vain tietyt henkilöt esittäjiksi ja loput osallistujiksi, sen voi tehdä ajoitetun kokouksen luomisen jälkeen. Mene Teamsin kalenterinäkymään ja avaa luomasi kokouksen tiedot tapahtumaa napsauttamalla, ja paina yläreunassa olevaa Kokousasetukset-linkkiä.

Linkki vie tämänhetkisessä Teams-versiossa uudelle selainsivulle, jossa voi muuttaa kokouksen osallistujia koskevia asetuksia. Teams-sovelluksessa tämä ei toistaiseksi suoraan onnistu.

Kun laitat "Ketkä voivat esittää" kohdan alasvetovalikosta "Tietyt henkilöt", voit alla määrittää keillä on esittäjäoikeudet. Kaikki muut henkilöt liittyvät kokoukseen tavallisina osallistujina.

Täältä voidaan myös määrittää, joutuvatko organisaation ulkopuoliset tai Teamsiin kirjautumattomat henkilöt odottamaan hyväksyntää ennen kokoukseen liittymistä. Jos tässä on oletusasetus päällä, heidät joudutaan erikseen hyväksymään osallistujalistalta alla olevan kuvan mukaisesti.

Kun aloitat kokouksen, oikeaan reunaan avautuu osallistujalista. Jos tässä kohtaa "Kutsu henkilö" hakukentästä lisää osallistujia, se soittaa heille Teams-puhelun, joka tulee henkilön tietoon vain, jos hän on sillä hetkellä kirjautuneena Teamsiin. Tätä ei siis yleensä kannata käyttää.

Kun painat linkkinappulasta, tietokoneen leikepöydälle kopioituu liittymisohjeet saman näköisenä, kuin Skypen tai Teamsin sähköpostikokouskutsussa.

Huom! Jos lähetät MyDiakissa toteutuksen osallistujalistalle sähköpostia ja liität Teams-linkin suoraan siihen, viestiin tulee vain yllä näkyvät tekstit ilman hyperlinkkejä, sillä MyDiakin tekstieditori ei tue tekstin muotoilua. Liitä siis ensin liittymistiedot vaikkapa Wordiin tai Outlookissa uuteen viestiin, ja kopioi siitä liittymislinkistä oikealla hiirennapilla hyperlinkki. Sen voi sitten liittää suoraan MyDiakin viestiosioon ja lähettää opiskelijoille.

Kutsu kokoukseen voi olla muutenkin parempi lähettää pelkkänä linkkinä ilman muita rimpsuja, jolloin linkkiin tuleva puhelinnumero ja muut linkit eivät aiheuta hämminkiä, tai pahassa tapauksessa puhelinlaskuja osallistujille. Pelkkä linkki on myös helpompi liittää esim. Collaboraten chattiin, Moodlen keskustelualueelle tai vaikkapa Duuri-uutiseen.

Kun olet Teams-kokouksessa, hiirtä liikuttamalla keskelle ruutua tulee näkyviin työkalurivi, josta löytyy järjestyksessä:

• kokouksen kesto tähän asti
• oman videokameran jako
• oman mikrofonin päälle tai pois laitto
• sisällön jakaminen
• lisäasetukset
• keskustelu
• osallistujalista
• kokouksesta poistuminen

Olennaisin lisävalikon takaa löytyvä ominaisuus on tallenteen teko, joka aloitetaan ja lopetetaan samasta napista. Kun kokousta tallennetaan, ajastimen viereen ilmestyy punainen ympyrä. Kannattaakin silloin tällöin varmistaa, että kukaan ei ole keskeyttänyt erehdyksessä tallennusta.

Kaikilla on kokoukseen liittyessä oletusarvoisesti mikrofoni päällä, ellei sitä kokoukseen liittyessä huomaa ottaa pois päältä. Muita osallistujia voidaan mykistää kolmella tapaa:

Osallistujalistan "Mykistä kaikki" -toiminto hiljentää kaikki paitsi sinut. Se on kätevä varsinkin silloin, kun kokouksessa on valtava määrä osallistujia, jolloin vahingossa avonaisten mikrofonien määrä moninkertaistuu. Ota kuitenkin huomioon, että jos vahingossa mykistät esittämässä olevan henkilön, et voi hänen puolestaan laittaa mikrofonia takaisin päälle.

Keskellä ruutua tai ruudun alareunassa, jos osallistujia on paljon, näkyy jonon ensimmäisenä henkilöt, joilla on kamera tai mikrofoni päällä. Viemällä heidän kohdallensa hiiren saa näkyviin kolmen pisteen valikon, jonka kautta saa mykistettyä osallistujan.

Osallistujalistalta henkilön vierestä kolmea pistettä painamalla saa auki valikon, jonka kautta voi mykistää osallistujan.

Samaisen valikon kautta voi myös asettaa osallistujia esittäjiksi, tai esittäjiä osallistujiksi.