Jakelulistat ja jaetut postilaatikot
HUOM! Kun pyydät IT-tuesta uutta sähköpostiosoitetta, kerro onko kyseessä jakelulista vai postilaatikko. Jakelulistalle lähetetty viesti ohjautuu vain eteenpäin sen jäsenten omiin postilaatikoihin, kun taas yleisosoitteeseen lähetetty viesti jää sen omaan laatikkoon, ja käyttäjät käyvät laatikossa käsittelemässä viestejä. Yleispostilaatikon nimissä voi lähettää viestejä, jakelulistan nimissä ei. Yleiskäyttölaatikolle voidaan myös halutessa lisätä käyttäjiä ilman lähetysoikeutta.
Aiemmin yhteiskäyttöisiin sähköpostilaatikoihin on IT-tuesta annettu vaan käyttäjätunnus ja salasana sitä tarvitseville. Nykyään asia hoidetaan toisin, eli IT-tuesta pyydetään käyttöoikeus, ja yhteislaatikko ilmestyy automaattisesti Outlookin näkymään ilman salasanakyselyitä.
Eli kun tarvitset pääsyä postilaatikkoon, lähetä IT-tukeen pyyntö oikeuksien lisäämisestä. Jos tarvitset kokonaan uuden yhteiskäyttöpostilaatikon, ilmoita IT-tukeen postilaatikon posteissa näkyvä nimi, osoite ja käyttäjät, joille halutaan oikeus laatikkoon.
Jaettuun postilaatikkoon kannattaa sopia käyttäjien kanssa yhteiskäytäntöjä. Esimerkiksi saapuneita posteja voi merkitä väreillä "Luokittele"-ominaisuudella, joka löytyy sekä sähköpostinäkymästä ylälaidasta, tai viestin kohdalta oikealla hiirennapilla painamalla. Väreillä voi merkata omistajuuden, esim. Pirkolla on keltainen värikoodi, tai punainen tarkoittaa, että asian selvittely on kesken.
Tilille kannattaa myös luoda alikansioita esim. "Käsitelty", jonne siirretään saapuneet postit, jotka ovat hoidettu.
Kun oikeudet postilaatikkoon on annettu IT-tuesta, odottele vähintään puoli tuntia ja käynnistä Outlook uudelleen. Postilaatikko ilmestyy sähköpostinäkymään oman tilin alapuolelle pienellä viiveellä. Postilaatikon saa auki nimen vieressä olevasta pienestä nuolesta.
Jos nuolta painaessa Outlook antaa virheilmoituksen, kerro siitä IT-tukeen. Ongelma yleensä korjaantuu sillä, että kyseiseltä käyttäjältä poistetaan oikeudet laatikkoon ja lisätään uudelleen, ja odotellaan taas puolisen tuntia ja käynnistetään Outlook uudelleen.
Postilaatikon nimissä lähettäminen
Kun Outlookissa vastaa jaettuun postilaatikkoon tulleeseen viestiin, siihen tulee automaattisesti lähettäjäksi kyseinen postilaatikko. Jos kirjoitat uutta viestiä, lähettäjäksi tulee oma tilisi. Alla ohjeet siihen, kuinka saat jaetun postilaatikon valittavaksi lähettäjäksi viestin lähteestä riippumatta.
Kun kirjoitat uutta sähköpostiviestiä, mene Asetukset-välilehdelle ja klikkaa Lähettäjä-kenttä näkyviin. Tämän jälkeen paina viestin Lähettäjä-napista, ja valitse Muu sähköpostiosoite. Kirjoita yhteiskäyttöpostilaatikon osoite kenttään ja paina OK. Jatkossa Lähettäjä-kenttä on aina näkyvissä ja Lähettäjä-napin alasvetovalikosta löytyy aiemmin lisäämäsi lähetysosoitteet. Oma osoitteesi säilyy oletuslähettäjänä uusissa viesteissä.
Sähköpostin selainversiossa yhteiskäyttölaatikko ei ilmesty automaattisesti käyttäjän näkymään. Kun oikeudet on lisätty, odottele puoli tuntia ja paina sitten Kansiot-kohdasta oikealla hiirennapilla, ja Lisää jaettu kansio.
Tällöin ruudulle ilmestyy hakulaatikko, josta saa sähköpostiosoitteen tai nimen perusteella lisättyä kyseisen laatikon omaan näkymään. Tili ilmestyy omien kansioiden alapuolelle, ja sen saa aukaistua painamalla nimestä.
Katso että lisäät oikean osoitteen, monesti esim. tiimeillä on samannimisiä Teams-ryhmiä, jotka näkyvät myös haussa.
Postilaatikon nimissä lähettäminen
Avaa uusi viestinäkymä, ja valitse kolmen pisteen valikon takaa Näytä lähettäjä. Tämän jälkeen paina Lähettäjä-nappia ja Muu sähköpostiosoite. Nyt Lähettäjä-kenttään voi suoraan kirjoittaa osoitteen, ja järjestelmä tarjoaa hakemistosta hakuehdotuksena haluamasi osoitteen. Kun olet lähettänyt viestin, kyseinen osoite löytyy sen jälkeen oman nimesi alta Lähettäjä-napin alavalikosta.
0 Comments
Add your comment