OneDrive-tiedostojen jakaminen
Opettajilla ja opiskelijoilla on usein työn alla ryhmässä muokattavia dokumentteja, esim. oppimistehtäviä tai artikkeleita. OneDriven käyttö dokumentin tallennusalustana mahdollistaa sen, ettei tarvitse lähetellä tiedostoja sähköpostin liitteinä, jolloin samasta dokumentista saattaa liikkua useita eri versioita. Tässä ohjeessa opastetaan, miten käyttäjä voi jakaa yhden ja saman dokumentin kaikille muokattavaksi, jolloin muokkaukset tehdään samaan dokumenttiin. OneDrivea voi käyttää selaimen kautta, tai työpöytäsovelluksen kautta. Diakin henkilokunnan työlaitteissa OneDrive on asennettuna valmiiksi, ja ohjelmaan kirjaudutaan omilla, henkilökohtaisilla Diakin tunnuksilla.
Tiedoston tai kansion jakaminen
Tiedostojen ja kansioiden jakamisessa on useita eri vaihtoehtoja, ja tiedoston jakamista voidaan rajoittaa eri tavoin. Jaon voi toteuttaa käyttämällä OneDriven selainversiota tai työaseman OneDrive-sovellusta käyttäen. Selainversioon pääsee osoitteen www.portal.office.com -kautta, valitsemalla sivun ylälaidasta kuuden laatikon ruudukkokuvakkeen. Työpöytäsovelluksen jakaminen tapahtuu avaamalla tietokoneesta resurssienhallinnan, valitsemalla kohdan OneDrive - Diakonia-ammattikorkeakoulu oy, etsimällä haluamansa tiedoston ja klikkaamalla sitä hiiren oikealla painikkeella, ja valitsemalla kohta Jaa.
Asetukset tiedostonjaossa
Tiedostoja tai kansioita jakaessa voi määrittää jakolinkkiin erilaisia oikeuksia ja asetuksia. Yleinen suositus on, että jako tehdään mahdollisimman pienelle ryhmälle ja jakoon asetetaan vanhenemispäivä. Erilaiset jakovaihtoehdot ja niiden selitykset.
Keiden haluat voivan käyttää linkkiä?
- Kaikki, joilla linkki
- Kuka tahansa, voi avata kyseisen jaetun tiedoston tai kansion ilman kirjautumista Office-palveluihin.
- Yrityksen Diakonia Ammattikorkeakoulu Oy -jäsenet, joilla on linkki
- Linkin avaamiseen käyttäjän tulee olla kirjautunut @diak.fi tai @student.diak.fi -päätteisellä käyttäjätunnuksella avatakseen tiedoston.
- Käyttäjät, joilla on käyttöoikeus
- Jos olet jo myötänyt käyttöoikeuden valinnan "Tietyt henkilöt" -kautta, voit toimittaa linkin sähköpostitse tätä asetusta käyttäen. Katso käyttöoikeksien myöntäminen tietyille henkilöille seuraavasta vaihtoehdosta.
- Tietyt henkilöt
- Käyttäjä, joka luo jaettavan linkin tiedostoon tai kansioon, voi määrittää tietyt henkilöt, joilla on oikeus avata jaettu tiedosto tai kansio. Käyttöoikeuden voi myöntää myös muille sähköpostitileille kuin @diak.fi tai @student.diak.fi -päätteisille.
Muut asetukset
- Voi muokata / Voi tarkastella
- Voi muokata -asetuksella linkin vastaanottajat voivat muokata dokumenttia. Tämä asetus sopii erityisesti ryhmätöihin ja projekteihin, joissa dokumenttia muokkaa useampi käyttäjä.
- Voi tarkastella -asetuksella käyttöoikeuden saaja käyttäjä voi vain tarkastella dokumenttia tai tiedostokansiota, mutta ei voi tehdä muokkauksia.
- Aseta vanhenemispäivä
- Tällä asetuksella voi asettaa jakolinkille päivän, jonka jälkeen se ei ole enää käytettävissä. Vanhenemispäivän määritystä on suositeltavaa käyttää. Ilman asetettua vanhemispäivää linkki on käytössä niin kauan, kuin sen osoittama tiedosto ja kansio sijaitsee samassa paikassa kuin jakolinkkiä tehdessä, tai käyttäjä manuaalisesti poistaa jakolinkin omasta OneDriveen.
- Määritä salasana
- Linkin avaamista varten voi määrittää salasanan. Määritetty salasana tulee itse toimittaa vastaanottajalle esimerkiksi tekstiviestillä. Salasanoja ei ole suositeltavaa toimittaa sähköpostin välityksellä.
- Estä lataaminen
- Määrittämällä tämän asetuksen, jakolinkkiä käyttävät käyttäjät eivät voi ladata linkin tiedostoa tai kansiota itselleen. Ilman tämän asetuksen käyttämistä, kaikki jakolinkin tai käyttöoikeuden omaavat käyttäjät voivat ladata tiedostot tai kansiot omalle koneelleen.
Jakolinkin poistaminen
Jakolinkkeihin kannattaa aina asettaa vanhenemispäivä. Mutta mikäli päivää ei ole määritetty, on erittäin suotavaa siivota omasta OneDrivestään vanhoja jakolinkkejä pois tietyn väliajoin alla olevien ohjeiden mukaan.
- Selaimessa
- Vie kursori jaetun tiedoston tai kansion päälle, ja valitse nimen vasemmalta puolelle ilmestyvä pallo. Valitse sivun oikeasta yläkulmasta infopainike.
- Valitse kohta Käyttöoikeuksien hallinta
- Valitse aukeavasta ikkunasta kohta Lopeta jakaminen, tai vaihtoehtoisesti valitse linkin oikealta puolelta kolmen pisteen kuvake ja valitse Poista linkki.
- Työpöytäohjelmistossa
- Avaa Windowsin resurssienhallinta
- Etsi OneDrive - Diakonia-ammattikorkeakoulu oy -kohdan alta jaettu tiedosto tai kansio. Klikkaa tiedostoa tai kansiota hiiren oikealla painikkeella ja valitse kohta Jaa
- Aukevan ikkunan alareunassa on kohta Jaettu. Klikkaa pallokuvaketta, jossa on joko linkin kuvake tai käyttäjän profiilikuva.
- Ylläolevan kuvan mukaisesta aukevasta käyttöoikeuksien hallinta -ikkunasta, valitse linkin oikealta puolelta kolme pisteen kuvaketta, ja tämän jälkeen vielä linkin oikealta puolelta X-kuvaketta.
Jaetun tiedoston muokkaus ja katseluhistoria
OneDrive tarjoaa tietoa jaetun tiedoston tai kansion käytöstä, kuten sen avaamisesta ja katselukerroista OneDriven käyttäjälle. Ominaisuus toimii vain selaimen kautta OneDrivea käyttäessä.
Katselukertojen ja tiedoston avanneiden käyttäjien tarkastaminen
- Kuten jakolinkkiä poistaessa, vie kursori jaetun tiedoston tai kansion päälle, ja valitse nimen vasemmalta puolelle ilmestyvä pallo. Valitse sivun oikeasta yläkulmasta infopainike.
- Valitse aukeavasta sivupalkista, kohta jossa ilmoitetaan katselukertojen määrä.
- Aukevasta valikosta näet kävijöiden ja katselukertojen määrän, sekä päivämäärät milloin jaettua tiedostoa tai kansiota on käytetty. Graafin alapuolelta näet myös käyttäjät, ketkä jaettua linkkiä ovat käyttäneet, mikäli et ole määrittänyt jakoasetuksissa linkkiä niin, että sen voi avata ilman kirjautumista.
0 Comments
Add your comment